İHKİB - İMA SHOW 2022 ORGANİZASYON, PRODÜKSİYON VE KOREOGRAFİ ŞARTNAMESİ

İSTANBUL HAZIR GİYİM VE KONFEKSİYON İHRACATÇILARI BİRLİĞİ

İMA SHOW 2022 ORGANİZASYON, PRODÜKSİYON VE KOREOGRAFİ ŞARTNAMESİ

 

GENEL

İşbu şartname İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği bünyesindeki İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği tarafından 18 Mart 2022 tarihinde gerçekleştirilmesi planlanan İMA Show 2022'nin amacına uygun bir şekilde yürütülmesi ve etkinlikten beklenen maksimum faydanın sağlanması için takip edilecek işlerin belirlenmesidir.

İDARE

İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği kısaca İHKİB olarak anılacaktır.

 

İSTEKLİ

Teklif Sahibi Firma

İŞİN KAPSAMI

Tarih: 18 Mart 2022

Mekan: Fişekhane

Look sayısı: 120

Model sayısı: 70

Set Design: Proje ve öğrenci isimlerinin görüneceği bir kurgu (İMA SHOW 2019 baz alınabilir) İMA SHOW 2019 - YouTube

 

MEKAN : Fişekhane

  DEFİLE/SHOW

 

• Kadın/erkek olmak üzere toplam 70 Model 120 look

 

• Model Stopajları
• Model Casting
• Fitting ve Saç/Makyaj Provaları
• Koreografi
• Editing
• DJ Performansı, Müzik Seçimi ve Telif Bedeli
• Işık Yönetmeni
• Film/Video Gösterimleri
• Defile Genel Danışmanlığı

 

• • Kulis Kurulumu
  • Kulis Ekipmanları: Askılıklar, Askılar, Makyaj/Boy Aynaları vs.
  • Kulis Amiri ve Asistanlar
  • 30 Giydirici
  • 2 Ütücü, Ütü Masaları, Buharlı Ütüler, Dik Ütüler
  • Saç ve Makyaj Ekibi
  • Manikürcü (Nail Artist)
  • Saç/Makyaj/Look Panoları, Catwalk Map
  • Görevli Ekip
  • Backstage Ekibi (Modeller, saç-makyaj ekibi, giydiriciler, ütücüler,) Yemek/Ulaşım/SGK giderleri
  • Backstage İkram Hizmeti

 

DEFİLE PRODÜKSİYONU VE ALANI

• Salon Kurulumu
• Defile Sahnesi Kurulumu
• Sahne Led Ekran
• Basın ve Konuk Tribünü
• Oturma Düzeni Kurulumu, Bench
• Sahne ve Sahne Arkası Yönetimi
• Defile Alanı Teknik Ses Sistem       
• Video Projeksiyon
• Defile Alanı Teknik Işık ve Truss Sıstem
• Defile Ses, Işık, Görüntü Hizmetleri
• Reji Sistemi
• Teknik Masa
• Jüri Masası, Mikrofon Ses Sistemi
• Catwalk Backdrop
• Görevli Ekip

 

 

KARŞILAMA ALANI

• Aydınlatma
• Görevli Ekip
• Yönlendirme Tabelaları
• Karşılama backdrop
• Basın/Davetli Karşılama Deski ve Panoları
• 2 Adet Fotoğraf Panosu
• Kayıt alanı için 2 adet Laptop
• Step & repeat wall

 

FUAYE ALANI

• No-Name DJ Performans Kaşe ve Set-Up
• Ses-Işık Sisteminin Kurulması
• Video Projeksiyon
• Fuaye Alanı Yürüyüş Yolu, Kırmızı Halı Yolu
• Gerektiği ve/veya Önerildiği Takdirde Fuaye Alanı Bistro Masaları, Bar ve Kokteyl Düzeni
• Gerektiği ve/veya Önerildiği Takdirde Fuaye Alanı Oturma Grubu
• Görevli Ekip
• Genel Alan Süsleme

CATERING

• Welcoming cocktail 500 pax (Yerli limitsiz alkol)
• Finger Food (3 soğuk, 3 sıcak ve 2 tatlı olmak üzere, yalnızca welcoming sırasında servis edilecek şekilde)

 

GALA GECESİ VIDEO ÇEKİMİ

• Instagram Videosu (4 adet, 15'er saniye 1080x1920 format ve 1 adet, 1 dakika 1920x1080 format)
• Basın kesiti ( 1 adet basın montajı)
• Backstage Videosu (1 adet, 1 dakika 1920x1080 format)
• Genel, Fuaye, Kokteyl Alanı, Celebration Videosu (1 adet, 1 dakika 1920x 1080 format)
• Defile Videosu
• Tüm etkinlik videosu kurgu, montaj, post prodüksiyon
• *Videolarda sadece İHKİB, yarışma ve Bakanlık Logoları kullanılacak, İHKİB'in izni olmadan ve İHKİB'den önce herhangi bir mecrada paylaşılmayacak

 

GALA GECESİ FOTOĞRAF ÇEKİMİ

• En az 2 Fotoğrafçı
• Backstage Fotoğrafları
• Defile Fotoğrafları
• Fitting Fotoğrafları
• Tüm Etkinlik Fotoğrafları
• Retouch dahil

 

GÖREVLİ EKİP (Güvenlik, Kurulum ve Demontaj, Etkinlik, Hostes, Teknik Prodüksiyon)

• Görevli Ekip (kurulum + etkinlik günü)
• Görevli Ekip Zorunlu Sigorta (kurulum + etkinlik günü)
• Görevli Ekip Yeme-İçme (kurulum + etkinlik günü)
• Görevli Ekip Ulaşım (kurulum + etkinlik günü)
• Görevli Ekip Kıyafet (etkinlik günü)

 

 

 

CANLI YAYIN

• Instagram hesabından canlı yayın
• Youtube canlı yayın
• Web sitesi canlı yayın
• Alana internet altyapısının sağlanması
• Canlı yayın için gerekli tüm ekip ve teknik ekipmanlar

 

DİĞER HİZMET KALEMLERİ

• Hamaliye, Nakliye, Kurulum ve Demontaj
• Doktorlu Ambulans
• Jeneratör ve yakıt (1 gün süreli)

 

  

 

            TEKLİF İÇERİĞİ

Teklifi veren şirket teklifini gösteren fiyatları ve bunların toplam tutarlarını Ek1 belgesini doldurarak Türk Lirası olarak belirtecektir. Sözleşme konusu işin ödemelerinde de bu para birimi kullanılacaktır.

 

GENEL ŞARTLAR

1. Teklifler, KDV hariç olarak gösterilmelidir.
2. Teklifler 04/02/2022 tarihi en geç saat 16:00'ya kadar İTKİB Genel Sekreterliği, Yenibosna Merkez Mahallesi, Sanayi Caddesi No: 3 Dış Ticaret Kompleksi Bahçelievler/ İSTANBUL 34197 adresine kapalı zarf yolu ile iletilip evrak kayıt birimimizce kayıt altına alınmalıdır. Teklif mektubu bir zarfa konulduktan sonra zarfın üzerine teklif veren firma ismi, teklif verdiği konu (ihale konusu) açıkça yazılıp zarf kapatıldıktan sonra, zarfın kapanan kısmına da teklif veren tarafından kaşe ve imza yapılmalıdır. Aksi halde teklifler geçersiz sayılacaktır.
3. Teklifler Türk Lirası olarak verilecektir.
4. Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır. (Zorunlu belgedir.)
5. İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve BİRLİK'i bilgilendirecektir.
6. Şartnamenin ve Ek1 Teklif Formunun firma yetkilisi tarafından her sayfasının kaşelenip imzalanması. (Zorunlu belgedir)
7. Güncel imza sirküleri. (Zorunlu belgedir)
8. Sahnenin ve diğer işlerin proje çizimleri Teknik Çizimi ve 3D Render  (Zorunlu belgedir)

 

1. Referanslar. (İsteğe bağlı belgedir.)

 

Sorularınız için aşağıda yer alan kişi ile irtibat kurabilirsiniz.

 

Teknik Konularla İlgili Kişiler:

Ariana Canariana.can@istanbulmodaacademy.com-  0212 219 41 41 - 1214

 

 

İdari Konularla İlgili Kişiler:

Meryem BOZKURT-meryem.bozkurt@itkib.org.tr – 0212 454 0207

 

 

 

 

ÖDEME ŞARTLARI

Ödemeler İSTEKLİ tarafından düzenlenen faturanın BİRLİK' e tebliği, BİRLİK tarafından onaylanması ve BİRLİK' in ödeme takvimine uygun olarak İSTEKLİNİN banka hesabına yapılacaktır.

 

•  

İSTEKLİ, işbu Şartname konusu hizmetlerin ifası kapsamında edindiği ticari, teknik, ekonomik, finansal bilgiler dahil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü bilgiyi saklı ve gizli tutacak, hiçbir kişi ya da kuruluşa, üçüncü kişilere ifşa etmeyecek ve ulaşma imkanı vermeyecek, işbu Şartname konusu hizmet kapsamında belirlenen dışında hiçbir maksatla kullanmayacaktır. İSTEKLİ'nin personelinin ve kendilerine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin gizlilik yükümlülüğüne aykırı davranmaları halinde doğrudan İSTEKLİ sorumlu olacaktır. İSTEKLİ, kendisinin veya personeli veya kendisine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin herhangi bir şekilde gizlilik yükümlülüğünü ihlal etmesi halinde, İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği'nin (İTKİB) veya 3. Kişilerin veya kuruluşların uğradığı her türlü zararı tazmin edecek ve 50.000 TL tutarında cezai şartı İHKİB'e ödeyecektir. Gizlilik yükümlülüğü süresiz olarak geçerli olacaktır.

 

GENEL HÜKÜMLER

1. İşbu Şartnamenin bir maddesi hukuken geçersiz ise ya da geçersiz hale gelirse, bundan sözleşmenin diğer maddeleri etkilenmez. Hukuken geçersiz maddelerin yeri, sözleşme taraflarınca zaman kaybetmeden sözleşmenin sahip olduğu ekonomik amaca en yakın geçerli madde ile doldurulur.

2. Taraflar arasında çıkacak her türlü anlaşmazlıklarda İHKİB defter kayıt, belgeleri ve bilgisayar kayıtları tek başına kesin delil teşkil edecektir.

3. Taraflar sözleşmedeki adreslerini tebligat adresi olarak gösterdiklerini, adres değişikliklerinin yazılı olarak noter kanalı ile bildirilmediği takdirde, bu adreslere yapılan her türlü tebligatın geçerli olacağını kabul ve taahhüt ederler.

4.  Sözleşmeden doğan her türlü damga vergisi, resim, harç İSTEKLİ tarafından ödenecektir.

5. Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra İSTEKLİ ile yapılacak sözleşmede yukarıda belirtilen bütün koşullar yer alacaktır.

6. Sözleşmenin yapılmasını takiben 5 gün içinde İSTEKLİ, sözleşme miktarında teminat çekini veya teminat mektubunu İHKİB'e vermekle yükümlüdür. Bu teminat hizmetin İSTEKLİ'den sözleşme çerçevesinde belirtilecek şartlar dahilinde eksiksiz alınması durumunda iade edilecektir. Aksi takdirde, İHKİB'in söz konusu teminat çekini nakde çevirme hakkı saklıdır.

7. Taraflar, işbu Sözleşme ile ilgili olan konularda ve işbu Sözleşme'nin ifasına ilişkin olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca tabi oldukları hukuki, idari ve teknik yükümlülüklerini eksiksiz bir biçimde yerine getirecek ve birbirlerinin bahsi geçen mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmesini engelleyici davranışlardan kaçınacaktır. Taraflar söz konusu verileri sözleşmeye konu faaliyetler dışında hiçbir amaçlar üçüncü kişi/kişilerle paylaşmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder. Taraflar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek ve söz konusu verileri koruma altına almak amacıyla her türlü teknik ve idari tedbirleri alacaktır.

8.  

9. Ödemeler faturanın İHKİB'e tebliği ve İHKİB'in onayına ve ödeme takvimine göre gerçekleştirilecektir.

 

ERKEN BİTİRME, GECİKME VE SÜRE UZATIMI,

İSTEKLİ, şartname konusu işin erken bitirilmesi veya teslimi halinde herhangi bir ek ücret talebinde bulunamaz.Şartname konusu işin gecikmesi halinde, BİRLİK, gecikmenin sebeplerini değerlendirerek gerekli gördüğü takdirde süre uzatımı verebilir. İSTEKLİ' nin, şartname konusu işi süresinde herhangi bir sebeple bitirememesi veya layıkıyla teslim edememesi halinde, kendiliğinden temerrüde düşmüş sayılacaktır. Bu durumda gecikilen gün başına şartnamede öngörülen işin bedelinin %1'i oranından cezai şart BİRLİK' e ödenecektir. BİRLİK bu cezai şartı yapacağı ödemelerden mahsup hakkını haizdir.

 

 

MÜCBİR SEBEP HALLERİ

 

Taraflardan herhangi biri kalacağı mücbir sebepten dolayı yükümlülüklerini veya yükümlülüklerinin bir kısmını yerine getirmezse diğerine karşı sorumlu olmayacaktır. İş bu şartname çerçevesinde mücbir sebep halleri tarafların çalışmalarını engelleyen ve tabii afet vasfını haiz olduğu ilgili resmi kuruluşlardan belgelendirilmiş bulunan; yangın sel, kasırga, deprem gibi doğal afetler ve ilan edilmiş harp hali, salgın hastalık, iç isyandır.Taraflardan biri, bir mücbir sebep ortaya çıktığında zaman kaybetmeksizin bunu diğer tarafa bildirmek zorundadır. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde taraflar birlikte değerlendirme yaparak alınacak tedbirleri beraberce tespit edecek ve uygulayacaklardır. Mücbir sebepler dolayısıyla meydana gelecek gecikmelerden doğabilecek zararları Taraflar birbirlerinden talep edemeyeceklerdir.

 

TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR

Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.

a. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİK Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/BİRLİK personeli,

b. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİKten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle,

c. Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,

d. Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,

e. Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen İSTEKLİler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen İSTEKLİler,

f. Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar

 

İHALE DIŞI BIRAKILMA NEDENLERİ

 

Aşağıda belirtilen durumlardaki İSTEKLİ'ler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;

1.Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,

2. Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,

3. İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.

 

 

DEVİR VE TEMLİK

 

İSTEKLİ, işbu şartname konusu işi ve varsa bu iş karşılığında elde edeceği ödeme/hakkedişleri, hasleten hak ve yükümlülüklerinin herhangi birini veya tamamını BİRLİK'in yazılı onayı olmaksızın, herhangi bir 3.kişiye devir ve temlik edemez. BİRLİK, işbu şartname konusu işten kaynaklı hak ve yükümlülüklerini devir ve temlik hakkını haizdir.

 

 

TEKLİFLERİ DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ

 

1.Teklifler, İHKİB Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir komisyon tarafından değerlendirilecektir.

2. Değerlendirmede, uygun fiyat ve İSTEKLİ'nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.

3. Değerlendirme sonuçları İSTEKLİ'lere yazılı olarak bildirilecektir.

İSTEKLİ'ler, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde BİRLİK'ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

 

İHALEDEN VAZGEÇME

 

1. İHKİB gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir.

2.İSTEKLİ'ler, İHKİB'in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde İHKİB'den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

 

 

UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ

 

İş bu şartnameden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim Merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır.

 

 

TOPLAM TEKLİF TUTARI+KDV