2025 İHKİB Ödül Törenine İlişkin Prodüksiyon Hizmeti

İSTANBUL HAZIR GİYİM VE KONFEKSİYON İHRACATÇILARI BİRLİĞİ

İHKİB BAŞARILI İHRACATÇILAR TÖRENİ İÇİN PRODÜKSİYON HİZMET ALIMI ŞARTNAMESİ

 

GENEL:

Bu teklif şartnamesi, İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği bünyesindeki İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği tarafından her yıl düzenlenmekte olan Başarılı İhracatçılar Ödül Töreni etkinliği prodüksiyon tekliflerine ilişkin usul ve şartları kapsamaktadır.

İDARE: İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği kısaca İHKİB olarak anılacaktır.

İSTEKLİ: Teklif Sahibi Firma.

İŞİN KAPSAMI:

Etkinlik Tarihi: 4 Şubat 2026

Beklenen Davetli Sayısı: 500

Teklife dahil olacak hizmetler (EK 2'de hizmet kalemleri detaylı yer almaktadır, Ancak mekan seçimine göre değişiklik gösterebilmektedir):

• Sahne ve podyum

• 80 cm yüksekliğinde 20*5 sahne
• Yüksekliğe göre basamak

• Sahne led ekran 20*4
• Sahne ses, ışık sistemleri ve truss sistemi
• Fuaye alanı için ses, görüntü ve ışık sistemi

• Gerekli ses ve ışık sistemi

• Konuşmacı yaka mikrofonu (3 adet) / mobil mikrofon (3 adet)/Kürsü Mikrofonu (1 adet)
• Host / Hostes / Supervisor Hizmeti
• DJ Setup
• Reji
• Fuaye Alanı, Karşılama Alanı ve Deski

• Balo Salonu girişi kapı tak 2 adet 3.50 metre yüksekliğinde kapı (Ayaklar En:100 cm-Derinlik: 50 cm)
• 1 adet giydirmeli karşılama deski 4*1 metre (Desk arkası panoya uygun)

• Karşılama Desk Arka Panosu

• 1 adet 4.9x2.6 metre desk arka panosu 50 cm kulak

• Basın / Fotoğraf Panosu

• 2 adet 5x3 metre fotoğraf panosu 50 cm kulak, arkası kumaş kaplamalı
• 1 adet 7*3 metre fotoğraf panosu 50 cm kulak, arkası kumaş kaplamalı

• Karşılama alanı canlı müzik
• Bilgilendirme ve yönlendirme panosu ve diğer hizmetler

• 3 adet 90x200 cm yönlendirme panosu

• 1 adet Kürsü (İHKİB logo giydirmeli)
• Fotoğraf / Video Çekimi
• Gecenin tamamına ait video ve fotoğraf çekimlerinin Birlik'e teslimi
• Geceden 1 dakikalık sosyal medya videosu hazırlanması
• Jeneratör
• Ambulans

Not: Sahnenin ve diğer işlerin Teknik Çizimi ve 3D Render çalışmaları beklenmektedir.

Not: Yukarıda da belirtildiği üzere etkinlik mekanı netleştiğinde ölçüler değişiklik gösterebilecektir.

AMAÇ

İşbu şartname İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği bünyesindeki İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği tarafından Başarılı İhracatçılar Ödül Töreni'nin amacına uygun bir şekilde yürütülmesi ve etkinlikten beklenen maksimum faydanın sağlanması için takip edilecek işlerin belirlenmesidir.

GENEL ŞARTLAR:

1. Teklifler, KDV hariç olarak gösterilmelidir.
2. Teklifler 28.10.2025 tarihi en geç saat 12:30'a kadar idari@itkib.org.tr adresine mail yolu ile iletilip evrak kayıt birimimizce kayıt altına alınmalıdır.
3. Teklifler Türk Lirası olarak verilecektir. Şartname konusu işin ödemelerinde de bu para birimi kullanılacaktır.
4. Teklif içerisindeki bedel rakamla ve yazıyla bildirilecektir.
5. Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır. (Zorunlu belgedir.)
6. İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve BİRLİK'i bilgilendirecektir.
7. Şartnamenin ve Ek1 ve Ek 2 Teklif Formunun firma yetkilisi tarafından her sayfasının kaşelenip imzalanması. (Zorunlu belgedir)
8. Güncel imza sirküleri fotokopisi. (Zorunlu belgedir)
9. Proje sahne tasarım (Zorunlu belgedir)
10. Referanslar. (İsteğe bağlı belgedir.)

Sorularınız için aşağıda yer alan kişiler ile irtibat kurabilirsiniz.

Teklife Yönelik Teknik Konular:

Kurumsal İletişim ve Etkinlikler Şubesi – iletisim@itkib.org.tr - (212) 454 07 44-96

Teklife Yönelik İdari ve Mali Konular:

Satın Alma ve Destek Hizmetleri Şubesi – enes.dayioglu@itkib.org.tr – 0212 454 61 78

 

ÖDEME ŞARTLARI:

Ödemeler İSTEKLİ tarafından düzenlenen faturanın BİRLİK'e tebliği, BİRLİK tarafından onaylanması ve BİRLİK'in ödeme takvimine uygun olarak İSTEKLİNİN banka hesabına yapılacaktır.

 

GİZLİLİK:

İSTEKLİ, işbu Şartname konusu hizmetlerin ifası kapsamında edindiği ticari, teknik, ekonomik, finansal bilgiler dahil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü bilgiyi saklı ve gizli tutacak, hiçbir kişi ya da kuruluşa, üçüncü kişilere ifşa etmeyecek ve ulaşma imkanı vermeyecek, işbu Şartname konusu hizmet kapsamında belirlenen dışında hiçbir maksatla kullanmayacaktır. İSTEKLİ'nin personelinin ve kendilerine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin gizlilik yükümlülüğüne aykırı davranmaları halinde doğrudan İSTEKLİ sorumlu olacaktır. İSTEKLİ, kendisinin veya personeli veya kendisine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin herhangi bir şekilde gizlilik yükümlülüğünü ihlal etmesi halinde, İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği'nin (İTKİB) veya 3. Kişilerin veya kuruluşların uğradığı her türlü zararı tazmin edecek ve 100.000 TL tutarında cezai şartı BİRLİK'e ödeyecektir. Gizlilik yükümlülüğü süresiz olarak geçerli olacaktır.

 

 

 

GENEL HÜKÜMLER:

 

1. İSTEKLİ'nin teklifinin kabulü halinde, BİRLİK ile İSTEKLİ arasında şartname konusu işe ilişkin sözleşme imzalanacak ve ilgili sözleşme, TARAFLAR arasındaki asli hukuki metin olacaktır. İşbu Şartnamenin bir maddesi hukuken geçersiz ise ya da geçersiz hale gelirse, bundan sözleşmenin diğer maddeleri etkilenmez. Taraflar arasında çıkacak her türlü anlaşmazlıklarda BİRLİK defter kayıt, belgeleri ve bilgisayar kayıtları tek başına kesin delil teşkil edecektir.
2. İSTEKLİ teklifte belirttiği adreslerini tebligat adresi olarak gösterdiklerini, adres değişikliklerinin yazılı olarak noter kanalı ile bildirilmediği takdirde, bu adreslere yapılan her türlü tebligatın geçerli olacağını kabul ve taahhüt ederler. Şartnameye konu teklifin BİRLİK tarafından kabulü üzerine imzalanacak sözleşmeden doğan her türlü damga vergisi, resim, harç İSTEKLİ tarafından ödenecektir.
3. Taraflar, işbu Sözleşme ile ilgili olan konularda ve işbu Sözleşme'nin ifasına ilişkin olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca tabi oldukları hukuki, idari ve teknik yükümlülüklerini eksiksiz bir biçimde yerine getirecek ve birbirlerinin bahsi geçen mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmesini engelleyici davranışlardan kaçınacaktır. Taraflar söz konusu verileri sözleşmeye konu faaliyetler dışında hiçbir amaçlar üçüncü kişi/kişilerle paylaşmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder. Taraflar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek ve söz konusu verileri koruma altına almak amacıyla her türlü teknik ve idari tedbirleri alacaktır.
4. Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra İSTEKLİ ile sözleşme yapılması halinde İSTEKLİ,  BİRLİK'in takdir edeceği meblağda teminat mektubunu sunmakla yükümlüdür. Bu teminat hizmetin İSTEKLİ'den sözleşme çerçevesinde belirtilecek şartlar dahilinde eksiksiz alınması durumunda iade edilecektir. Aksi takdirde, BİRLİK'in söz konusu teminat mektubunu nakde çevirme hakkı saklıdır. BİRLİK bu teminatın türünü ve niteliğini dilediği gibi tek taraflı olarak değiştirme ve gerekirse ek teminat talep etme hakkını haizdir.
5. BİRLİK, işbu Şartname konusu iş için yapılacak olan sözleşmeyi süresiz ve bildirimsiz tek taraflı ve tazminatsız olarak feshedebilir. Böyle bir fesih halinde BİRLİK, İSTEKLİ'nin kusuru sebebiyle feshedilmemesi şartı ile İSTEKLİ'ye yalnızca fesih tarihine kadar gerçekleştirmiş olduğu yazılı belgelerle ispat edilebilir imalatlar ve hizmetlere ilişkin ödeme yapmakla yükümlüdür.
6. Hizmetin İSTEKLİ tarafından gereken şartlar ve koşullar ile yapılmaması veya yapılamaması sebebiyle yapılan Sözleşmenin feshedilmesi halinde İSTEKLİ, daha önceden işbu sözleşme kapsamında almış olduğu ödemeleri BİRLİK'e iade edeceğini, BİRLİK'in uğrayacağı tüm doğrudan ve dolaylı zararları tazmin edeceğini ve tüm bunlarla birlikte toplam sözleşme bedeli tutarında cezai şart bedelini BİRLİK'e ödeyeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.
7. İSTEKLİ, Şartname konusu işin Ticaret Bakanlığının onayına tabi olduğunu bildiğini, Bakanlığın herhangi bir sebeple onay vermemesi halinde, Şartname konusu işin herhangi bir aşamada sona erebileceğini, bu sebeple hiçbir ad altında zarar ya da tazminat iddiasıyla ödeme talep edemeyeceğini ve sözleşmenin sona ermesinden önce kendisine yapılmış olan ödemelerin tamamını derhal BİRLİK'e iade edeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.
8. İSTEKLİ'nin yapılacak Sözleşme kapsamındaki yükümlülüklerini belirlenen şekilde veya zamanında yerine getirmemesi ya da getirememesi halinde BİRLİK Sözleşmeyi feshetmez ise, İSTEKLİ ifaya ek olarak, kusurlu ifa sebebiyle BİRLİK'in uğrayacağı tüm doğrudan ve dolaylı zararları tazmin edeceğini ve tüm bunlarla birlikte toplam sözleşme bedelinin %50'si tutarında ifaya ekli cezai şart bedelinin BİRLİK'e ödeyeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.
9. İSTEKLİ, BİRLİK'in yazılı onayını almak kaydıyla işbu Şartname konusu iş kapsamında alt yükleniciler, taşeronlar veya diğer alt işverenlerle çalışması halinde, BİRLİK'in talebi üzerine alt yüklenicilerle görülen işe ilişkin her türlü fatura, dekont ve sair evrakı BİRLİK'e sunmakla yükümlüğü olduğunu bilir ve kabul eder. Söz konusu bilgi ve belgelerin temin edilmemesi ya da edilememesi durumunda BİRLİK'in ödeme yapmaktan imtina etme hakkı bulunmakla birlikte bu maddede tanımlanan belgelerin İSTEKLİ tarafından temin edilememesinden kaynaklı olarak BİRLİK'in uğrayacağı her türlü hak kaybı İSTEKLİ tarafından tazmin edilecektir.
10. Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra İSTEKLİ ile yapılacak sözleşmede yukarıda belirtilen bütün koşullar yer alacaktır. İSTEKLİ, belirlenen cezai şart miktarlarının fahiş olmadığını ve bu bedellere itiraz etmeyeceğini, Şartname konusu iş için yapılacak olan sözleşmeye BİRLİK tarafından işbu Şartname'de yer alan cezai şartların arttırılabileceğini veya yer almayan ek yükümlülüklerin eklenebileceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.

 

ERKEN BİTİRME, GECİKME VE SÜRE UZATIMI:

İSTEKLİ, şartname konusu işin erken bitirilmesi veya teslimi halinde herhangi bir ek ücret talebinde bulunamaz.  Şartname konusu işin gecikmesi halinde, BİRLİK, gecikmenin sebeplerini değerlendirerek gerekli gördüğü takdirde süre uzatımı verebilir. İSTEKLİNİN, şartname konusu işi süresinde herhangi bir sebeple bitirememesi veya layıkıyla teslim edememesi halinde, kendiliğinden temerrüde düşmüş sayılacaktır. Bu durumda gecikilen saat başına şartnamede öngörülen işin bedelinin %10'u oranından cezai şart BİRLİK'e ödenecektir. BİRLİK bu cezai şartı yapacağı ödemelerden mahsup hakkını haizdir.

 

 

MÜCBİR SEBEP HALLERİ:

Taraflardan herhangi biri kalacağı mücbir sebepten dolayı yükümlülüklerini veya yükümlülüklerinin bir kısmını yerine getirmezse diğerine karşı sorumlu olmayacaktır. Ancak mücbir sebebe dayalı olarak yapılacak olan sözleşmenin feshedilmesi halinde İSTEKLİ fesih tarihine kadar Şartname konusu iş için aldığı ödemeleri BİRLİK'e iade edecektir. İş bu şartname çerçevesinde mücbir sebep halleri tarafların çalışmalarını engelleyen ve tabii afet vasfını haiz olduğu ilgili resmi kuruluşlardan belgelendirilmiş bulunan; yangın sel, kasırga, deprem gibi doğal afetler ve ilan edilmiş harp hali, salgın hastalık, iç isyandır.  Taraflardan biri, bir mücbir sebep ortaya çıktığında zaman kaybetmeksizin bunu diğer tarafa bildirmek zorundadır. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde taraflar birlikte değerlendirme yaparak alınacak tedbirleri beraberce tespit edecek ve uygulayacaklardır. Mücbir sebepler dolayısıyla meydana gelecek gecikmelerden doğabilecek zararları Taraflar birbirlerinden talep edemeyeceklerdir.

 

TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR:

Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.

1. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİK Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/BİRLİK personeli,
2. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİKten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle,
3. Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,
4. Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,
5. Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen İSTEKLİler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen İSTEKLİler,
6. Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar

 

İHALE DIŞI BIRAKILMA NEDENLERİ:

Aşağıda belirtilen durumlardaki İSTEKLİ'ler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;

1. Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,
2. Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,
3. İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.

 

DEVİR VE TEMLİK:

İSTEKLİ, işbu şartname konusu işi ve varsa bu iş karşılığında elde edeceği ödeme/hakkedişleri, hasleten hak ve yükümlülüklerinin herhangi birini veya tamamını BİRLİK'in yazılı onayı olmaksızın, herhangi bir 3.kişiye devir ve temlik edemez. BİRLİK, işbu şartname konusu işten kaynaklı hak ve yükümlülüklerini devir ve temlik hakkını haizdir.

 

TEKLİFLERİ DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ:

1. Teklifler, İHKİB Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir komisyon tarafından değerlendirilecektir.
2. Değerlendirmede, uygun fiyat ve İSTEKLİ'nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.
3. Değerlendirme sonuçları İSTEKLİ'lere yazılı olarak bildirilecektir.
4. İSTEKLİ'ler, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde BİRLİK'ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

 

 

İHALEDEN VAZGEÇME:

1. İHKİB gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir.
2. İSTEKLİler, İHKİB'in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde İHKİB'den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

 

UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ:

 

İş bu şartnameden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim Merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır.EK 1 TEKLİF FORMU

 

Başarılı İhracatçılar Ödül Töreni Prodüksiyon Hizmeti için Toplam Proje Teklifi + KDV

 

 

EK 2 TEKLİF FORMU KALEMLERİ TABLOSU (Excel)

 

Firma Kaşe & İmza