İHKİB - İSTANBUL MODA HAFTASI 2022 PRODÜKSİYON ŞARTNAMESİ

İSTANBUL HAZIR GİYİM VE KONFEKSİYON İHRACATÇILARI BİRLİĞİ

İSTANBUL MODA HAFTASI 2022

PRODÜKSİYON ŞARTNAMESİ

 

 

GENEL

İstanbul Moda Haftası 2022 yılında 15-18 Mart tarihinde gerçekleştirilecektir.

İstanbul Moda Haftası kapsamında prodüksiyon hizmeti alınacaktır.

İDARE

İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği kısaca İHKİB olarak anılacaktır.

 

İSTEKLİ

Teklif Sahibi Firma

İŞİN KAPSAMI

• FWI kapsamında FWI tarafından gerçekleştirilecek tüm organizasyon, etkinlik, gösteri vb. aktivitelerin FWI standartlarında uygulanmasını sağlamak ve bu kamsamda
  • FWI branding, iç ve dış  yönlendirme (yer tespitleri de dahil olmak üzere), bilet ve yaka kartları olmak üzere tüm basılı malzemenin basılması, teknik kurulumun gerçekleştirilmesi, ilgili iş ortaklarına (bilet/bileklik gibi) verilmesi
  • FWI kapsamında tüm alanın güvenlik, temizlik, catering akışı ve pandemi şartlarına uygunluk esaslarının kontrolü ve uygulanması
  • Sinema salonu ve Big Room'da gerçekleştirilecek film gösterimi akışının koordinasyonu
  • Tasarımcı ve prodüksiyon şirketleriyle toplantılar gerçekleştirerek her bir tasarımcı şovunun konseptine hakim olmak, load in - load out koordinasyonunu sağlamak,
  • Sponsor alanları kurulumunun koordinasyonunu sağlamak bu kapsamda sponsor booth onaylarının alınması, kurulumun onaya uygun olarak gerçekleştirildiğinin kontrolü, sponsor aktivitelerinin kontrolü
  • Tasarımcı gösterimleri için uygun tüm teknik alt yapının kurulmasının sağlanması, provalar ve akışın yürütülmesi
  • Kulis koordinasyonu
  • Load in Load out için gerekli giriş çıkış alanlarının belirlenmesi, tasarımcı ve prodüksiyon şirketleri ile koordinasyonun sağlanması ve kontrolü
  • Belediye, kaymakamlık vb kurumlardan etkinlik için gerekli izinlerin alınması
  • Basın ve ekip çalışma alanının kurulumu
  • Salon giriş çıkışları, oturma düzeni şov başlangıç ve bitişi için gerekli koordinasyonun sağlanması ve kapı güvenliği
  • VIP lounge alanın kapı konrolü, güvenliği ve düzeninin sağlanması
  • Ticketing alanları için gerekli desklerin kurulması
  • Tüm teknik altyapı, güvenlik, catering gibi Soho otel ekibi ile ortak çalışmaların koordinasyonu ve FWI ekibiyle iletişiminin sağlanması
  • Load in, load out, salon kurulum vb için taşıma, kontrol ve koordinasyon ekibinin sağlanması,
  • Front of the House, gösteri salonu sorumluları, kulis ekibinin sağlanması            
  • Görevli basının salon içi ve dışı kurulumunun sağlanması ve genel koordinasyonu (PR şirketi ile birlikte)
  • FWI pr ajansı, dijital ajansı ve diğer çözüm ortaklarının etkinlik ve saha çalışmalarında gerekli desteğin verilmesi ve koordinasyonu
  • FWI foto video ekibinin koordinasyonu
  • FWI kapsamında gerçekleştirilecek panel, workshop sergi gibi yan etkinliklerin tüm teknik alt yapısının hazırlığı, teknik ve dekor kurulumu ve akısının sağlanması
  • Kriz yönetimi

 

FWI Fotoğraf & Video çekimi

 

• Görev tanımı: 14-18 Mart FWI Kapsamındaki bütün Show/event/ambiyans/karşılama fotoğraflarının & video çekilmesi, editlenmesi ve hard drive'da teslimi.
• Fotoğraflar FWI sitesinde ve yurtiçi yurtdışı basınına servis edilecektir.
•  
• Detay:
• 14 Mart Parti – Soho House – 19.00-00.00 - 2 FOTOĞRAFÇI & 1 VIDEOGRAPHER
• 15-18 Mart 4 gün – Soho House – 12.00 – 21.00   - 2 FOTOĞRAFÇI & 1 VIDEOGRAPHER
•  
• Tek fotoğrafçı ile Off-site FWI etkinlikleri
• 15 Mart Galataport Sergi/Sunum – 18:00 - 21:00
• 16 Mart Çırağan Sarayı 14:00 – 16:00
• 16 Mart Galataport Sunum – 18:00 - 20:00
• 16 Mart  Galataport Basın Yemeği – 20.00 – 23.00
• 17 Mart Four Season Defile 19:00 - 23:00
• 18 Mart Fişekhane Defile 19:00 – 21:00

 

 

**Video içerikleri dijital ajansımızla konuşarak ilerlenecektir.

Diğer lojistik, yemek vb. masraflar bu bütçeye dahildir.

Gün ve saat değişiklikleri hakkı FWI aittir.

Fotoğrafların bütün hakları FWI aittir.

 

 

 

 

AMAÇ

 

İşbu şartname İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği bünyesindeki İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği tarafından İstanbul Moda Haftası'nın amacına uygun bir şekilde yürütülmesi ve etkinlikten beklenen maksimum faydanın sağlanması için takip edilecek işlerin belirlenmesidir.

 

TEKLİF İÇERİĞİ

Teklifi veren şirket teklifini gösteren fiyatları ve bunların toplam tutarlarını Türk Lirası olarak belirtecektir. Sözleşme konusu işin ödemelerinde de bu para birimi kullanılacaktır.

 

GENEL ŞARTLAR

1. Teklifler, KDV hariç olarak gösterilmelidir.
2. Teklifler, İTKİB Genel Sekreterliği Yenibosna Merkez Mahallesi Sanayi Caddesi Dış Ticaret Kompleksi B Blok Kat:5; Yenibosna İstanbul adresi Etkinlikler Şubesi'ne 04/03/2022 tarihi en geç saat 17:00'e kadar elden veya posta yoluyla kapalı zarf içerisinde verilecektir.

Kapalı zarf üzerinde firma kaşe imzasının ve ihale adının yazması zorunludur. Aksi halde teklifiniz geçersiz sayılacaktır.

1. Teklifler Türk Lirası olarak verilecektir.
2. Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır.
3. İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve İHKİB'i bilgilendirecektir.
4. Dijital Strateji ve sosyal medya planının teklif mektubu ile birlikte kaşeli & imzalı olarak iletilmesi.
5. Şartnamenin firma yetkilisi tarafından her sayfanın kaşelenip imzalanması.
6. Güncel imza sirküleri.
7. Referanslar. (İsteğe bağlı belgedir.)

 

      Sorularınız için aşağıda yer alan kişi ile irtibat kurabilirsiniz.

İlgili kişi:

 

Teknik konular ve İdari konular için:

Ünal Türlüdür- unal.turludur@itkib.org.tr - 0212 454 04 31

 

ÖDEME ŞARTLARI

Ödemeler İSTEKLİ tarafından düzenlenen faturanın İHKİB' e tebliği, İHKİB tarafından onaylanması ve İHKİB in ödeme takvimine uygun olarak İSTEKLİNİN banka hesabına yapılacaktır.

 

GİZLİLİK

İSTEKLİ, işbu Şartname konusu hizmetlerin ifası kapsamında edindiği ticari, teknik, ekonomik, finansal bilgiler dahil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü bilgiyi saklı ve gizli tutacak, hiçbir kişi ya da kuruluşa, üçüncü kişilere ifşa etmeyecek ve ulaşma imkanı vermeyecek, işbu Şartname konusu hizmet kapsamında belirlenen dışında hiçbir maksatla kullanmayacaktır. İSTEKLİ'nin personelinin ve kendilerine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin gizlilik yükümlülüğüne aykırı davranmaları halinde doğrudan İSTEKLİ sorumlu olacaktır. İSTEKLİ, kendisinin veya personeli veya kendisine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin herhangi bir şekilde gizlilik yükümlülüğünü ihlal etmesi halinde, İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği'nin (İTKİB) veya 3. Kişilerin veya kuruluşların uğradığı her türlü zararı tazmin edecek ve 50.000 TL tutarında cezai şartı İHKİB'e ödeyecektir. Gizlilik yükümlülüğü süresiz olarak geçerli olacaktır.

 

GENEL HÜKÜMLER

1. İSTEKLİ'nin teklifinin kabulü halinde, İHKİB  ile İSTEKLİ arasında şartname konusu işe ilişkin sözleşme imzalanacak ve ilgili sözleşme, TARAFLAR arasındaki asli hukuki metin olacaktır. İşbu Şartnamenin bir maddesi hukuken geçersiz ise ya da geçersiz hale gelirse, bundan sözleşmenin diğer maddeleri etkilenmez. Hukuken geçersiz maddelerin yeri, sözleşme taraflarınca zaman kaybetmeden sözleşmenin sahip olduğu ekonomik amaca en yakın geçerli madde ile doldurulur.

2. Taraflar arasında çıkacak her türlü anlaşmazlıklarda İHKİB defter kayıt, belgeleri ve bilgisayar kayıtları tek başına kesin delil teşkil edecektir.

3. Taraflar sözleşmedeki adreslerini tebligat adresi olarak gösterdiklerini, adres değişikliklerinin yazılı olarak noter kanalı ile bildirilmediği takdirde, bu adreslere yapılan her türlü tebligatın geçerli olacağını kabul ve taahhüt ederler.

4.  Sözleşmeden doğan her türlü damga vergisi, resim, harç İSTEKLİ tarafından ödenecektir.

5. Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra İSTEKLİ ile yapılacak sözleşmede yukarıda belirtilen bütün koşullar yer alacaktır.

6. Sözleşmenin yapılmasını takiben 5 gün içinde İSTEKLİ, sözleşme miktarında teminat çekini veya teminat mektubunu İHKİB'e vermekle yükümlüdür. Bu teminat hizmetin İSTEKLİ'den sözleşme çerçevesinde belirtilecek şartlar dahilinde eksiksiz alınması durumunda iade edilecektir. Aksi takdirde, İHKİB'in söz konusu teminat çekini nakde çevirme hakkı saklıdır.

7. Taraflar, işbu Sözleşme ile ilgili olan konularda ve işbu Sözleşme'nin ifasına ilişkin olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca tabi oldukları hukuki, idari ve teknik yükümlülüklerini eksiksiz bir biçimde yerine getirecek ve birbirlerinin bahsi geçen mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmesini engelleyici davranışlardan kaçınacaktır. Taraflar söz konusu verileri sözleşmeye konu faaliyetler dışında hiçbir amaçlar üçüncü kişi/kişilerle paylaşmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder. Taraflar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek ve söz konusu verileri koruma altına almak amacıyla her türlü teknik ve idari tedbirleri alacaktır.

 

8.  İHKİB, işbu şartname kapsamında sonuçlandırılan ihale sonucunda yapılacak sözleşmeyi süresiz ve bildirimsiz tek taraflı ve tazminatsız olarak feshedebilir. Sözleşmenin İHKİB tarafından haklı sebeple feshedilmesi halinde Hizmet Veren, İHKİB'in uğrayacağı tüm doğrudan ve dolaylı zararları tazmin etmekle birlikte ayrıca sözleşme bedeli kadar cezai şart bedelini İHKİB'e ödemekle yükümlüdür.

9. Ödemeler faturanın İHKİB'e tebliği ve İHKİB'in onayına ve ödeme takvimine göre gerçekleştirilecektir.

10. Hizmetin İSTEKLİ tarafından gereken şartlar ve koşullar ile yapılmaması veya yapılamaması halinde sözleşme bedelinin %50 si kadar cezayı ödemeyi kabul ve taahhüt eder. İSTEKLİ, belirlenen cezai şart miktarının fahiş olmadığını ve bu bedele itiraz etmeyeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.

 

 

ERKEN BİTİRME, GECİKME VE SÜRE UZATIMI,

İSTEKLİ, şartname konusu işin erken bitirilmesi veya teslimi halinde herhangi bir ek ücret talebinde bulunamaz.  Şartname konusu işin gecikmesi halinde, İHKİB, gecikmenin sebeplerini değerlendirerek gerekli gördüğü takdirde süre uzatımı verebilir. İSTEKLİ' nin, şartname konusu işi süresinde herhangi bir sebeple bitirememesi veya layıkıyla teslim edememesi halinde, kendiliğinden temerrüde düşmüş sayılacaktır. Bu durumda gecikilen gün başına şartnamede öngörülen işin bedelinin %1'i oranından cezai şart İHKİB' e ödenecektir. İHKİB bu cezai şartı yapacağı ödemelerden mahsup hakkını haizdir.

 

 

 

MÜCBİR SEBEP HALLERİ

 

Taraflardan herhangi biri kalacağı mücbir sebepten dolayı yükümlülüklerini veya yükümlülüklerinin bir kısmını yerine getirmezse diğerine karşı sorumlu olmayacaktır. İş bu şartname çerçevesinde mücbir sebep halleri tarafların çalışmalarını engelleyen ve tabii afet vasfını haiz olduğu ilgili resmi kuruluşlardan belgelendirilmiş bulunan; yangın sel, kasırga, deprem gibi doğal afetler ve ilan edilmiş harp hali, salgın hastalık, iç isyandır.  Taraflardan biri, bir mücbir sebep ortaya çıktığında zaman kaybetmeksizin bunu diğer tarafa bildirmek zorundadır. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde taraflar birlikte değerlendirme yaparak alınacak tedbirleri beraberce tespit edecek ve uygulayacaklardır. Mücbir sebepler dolayısıyla meydana gelecek gecikmelerden doğabilecek zararları Taraflar birbirlerinden talep edemeyeceklerdir.

 

TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR

Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.

a. Satın almayı yapacak TİM/İHKİB Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİMİHKİB personeli,

b. Satın almayı yapacak TİM/İHKİBten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle,

c. Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,

d. Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,

e. Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen İSTEKLİler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen İSTEKLİler,

f. Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar

 

İHALE DIŞI BIRAKILMA NEDENLERİ

 

Aşağıda belirtilen durumlardaki İSTEKLİ'ler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;

1.Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,

2. Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,

3. İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.

 

DEVİR VE TEMLİK

 

İSTEKLİ, işbu şartname konusu işi ve varsa bu iş karşılığında elde edeceği ödeme/hakkedişleri, hasleten hak ve yükümlülüklerinin herhangi birini veya tamamını İHKİB'in yazılı onayı olmaksızın, herhangi bir 3.kişiye devir ve temlik edemez. İHKİB, işbu şartname konusu işten kaynaklı hak ve yükümlülüklerini devir ve temlik hakkını haizdir.

 

TEKLİFLERİ DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ

 

1.Teklifler, İHKİB Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir komisyon tarafından değerlendirilecektir.

2. Değerlendirmede, uygun fiyat ve İSTEKLİ'nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.

3. Değerlendirme sonuçları İSTEKLİ'lere yazılı olarak bildirilecektir.

İSTEKLİ'ler, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde İHKİB'ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

 

İHALEDEN VAZGEÇME

 

1. İHKİB gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir.

2.İSTEKLİ'ler, İHKİB'in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde İHKİB'den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

 

 

UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ

 

İş bu şartnameden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim Merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır.

 

 

PRODÜKSİYON HİZMETİ	TOPLAM PROJE TEKLİFİ + KDV