İHKİB Başarılı İhracatçılar Ödül Töreni Prodüksiyon İhalesi

İSTANBUL HAZIRGİYİM VE KONFEKSİYON İHRACATÇILARI BİRLİĞİ

BAŞARILI İHRACATÇILAR ÖDÜL TÖRENİ

TASARIM VE YAPIM HİZMETLERİ İHALESİ ŞARTNAMESİ

 

Kapsam:

            İşbu şartnamenin kapsamı, 06 Mart 2018 tarihinde Lütfi Kırdar Kongre ve Sergi Sarayı Rumeli Salonu'nda gerçekleştirilecek olan İstanbul Hazırgiyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği (İHKİB) Başarılı İhracatçılar Ödül Töreni'nin konsept tasarım ve yapım (prodüksiyon) hizmetlerinin satın alınmasını kapsamaktadır.

            İşbu şartname ve hizmet veren tarafından hazırlanacak tasarım teklifi ihale sonucunda yapılacak olan sözleşmenin ekini oluşturacaktır. Hizmet alan zorunlu ve gerekli durumlarda hizmet veren ile mutabık kalarak teknik şartnamede değişiklik yapma hakkına sahip olacaktır.

Tanımlar:

            Konsept Tasarım hizmeti: Ödül Töreni organizasyonunun baştan sona tümünü kapsayacak şekilde (davetiye, faaliyet raporu, branding, basılı kâğıt, panolar vb. gibi) orijinal ve etkileyici bir tasarım hazırlanması hizmetidir. Tasarım hizmeti, programın gerçekleştirileceği mekânın dekorasyonu ile kullanılacak tüm sesli ve görsel unsurları da kapsamaktadır. Konsept tasarım sürecinde İHKİB ile birlikte hareket edilecektir.

            Yapım hizmeti: Tasarım kapsamında belirlenen konsept çerçevesinde Ödül Töreni'nin gerçekleştirilmesi ve yönetilmesi işidir. Yapım hizmeti, karşılama alanlarının ve yönlendirmelerin hazırlanmasını, sahne yapım ve dekorasyon işlerinin gerçekleştirilmesini, insan kaynaklarının sağlanmasını ve yönetilmesini (host-hostes, temizlik, teknik, güvenlik personeli), sesli ve görsel unsurların üretimini, fotoğraf ve video çekimini, sanatçı ile ilgili işlerin yerine getirilmesini kapsamaktadır.

            Hizmet alan: İTKİB Genel Sekreterliğidir.

            Hizmet veren: Tasarım ve yapım hizmetlerini işbu teknik şartname kapsamında sağlayacak olan vergi mükellefi gerçek veya tüzel kişidir.

            Mekân: Lütfi Kırdar Kongre ve Sergi Sarayı Rumeli Salonu, hizmet alan tarafından kiralanmış mekândır. Mekân, davetlilerin giriş-çıkış-geçiş alanları, dinlenme ve ön ağırlama (fuaye) salonu, sahne, yemek salonu ve sahne arkası alanları kapsamaktadır.

            Ödül Töreni gecesi programı: Ödül Töreni gecesi programı karşılama, ön ağırlama (kokteyl), konuşmalar, ödüllerin verilmesi, sanatçı performansı ve uğurlama aşamalarını içerecektir. Hizmet veren teklif edeceği tasarım kapsamında bu aşamalara ilişkin değişiklik önerileri sunabilir.

Genel Şartlar:

1. İşbu şartname kapsamında verilecek olan teklif ekli listede belirtilen asgari tasarım ve yapım hizmetlerin tümünü kapsayacaktır. Eğer verilen teklif bu hizmetler içerisinden bir veya daha fazlasını kapsamıyor ise verilecek teklifte bu hususlar açık olarak belirtilecektir. Aksi durumda hizmet veren tüm hizmetleri vereceğini kabul etmiş olacaktır.
2. Hizmet veren tarafından sağlanacak olan tasarım ve yapım hizmetlerinin gerçekleştirilmesinde görev alacak olan insan kaynaklarının tamamı hizmet verenin yasal ve ticari sorumluluğunda olacaktır. Bu kapsamdaki personele ilişkin yasal, ticari ve işlevsel tüm maliyetler verilecek olan hizmet kaleminin teklif bedeline yansıtılmış olmalıdır.
3. Tasarım ve yapım hizmetlerinin sağlanmasında hizmet veren tarafından görevlendirilecek tüm insan kaynaklarının iaşe, ibate ve ulaşım ihtiyaçları ve bunların bedelleri hizmet verenin sorumluluğundadır. Bu ihtiyaçlara ilişkin hizmet alandan ayrıca herhangi bir talepte bulunulmayacaktır.
4. Tasarımla ilgili tüm fikri ve ticari haklar hizmet veren tarafından temin edilecektir. Bu haklara ilişkin üçüncü taraflardan doğacak tüm taleplere karşı hizmet veren sorumludur.
5. İşbu şartname kapsamında verilecek olan tasarım ve yapım hizmetlerinin gerçekleştirilmesine ilişkin tüm malzeme, makine, cihaz ve eşyanın mekâna getirilmesi, götürülmesi, kurulması, çalıştırılması ve güvenliği hizmet verenin sorumluluğundadır. Bu iş ve işlemlere ilişkin hizmet verenden ilave bedel, iş, işlem ve hasar tazminatı talep edilmeyecektir.
6. İşin kalitesinin değerlendirilebilmesi için verilecek hizmetin görülmesinde kullanılacak teknik ekipmanın (örneğin video çekimi, ses sistemleri, trus sistemleri vb) listesi, sayısı model ve markalarıyla listelenerek teklifte belirtilecektir. 
7. Yapım hizmetlerinin gerçekleştirilmesi için mekâna giriş ve ön hazırlık 05 Mart 2018 günü 08.00-23.00 arasında yapılabilir.
8. Ödül Töreni gecesinde, firmalara ihracat ödülleri verilecektir. Ödüllerin verilmesi ve genel olarak programın yerine getirilmesi esnasında hizmet verecek olan host/hosteslerin adetleri teklifte belirtecektir. Görev verilecek olan personeller, iş bu şartnamede belirtilen, insan kaynaklarına ilişkin diğer şartlara aynen tabi olacaklardır.
9. Teklifler, KDV hariç olarak gösterilmelidir.
10. Teklifler, İTKİB Genel Sekreterliğine (Satın Alma ve İdari İşler Şubesi – Mustafa Seçilmiş / Reyhan Altıntaş Atasu - Çobançeşme Mevkii Sanayi Caddesi Dış Ticaret Kompleksi B Blok Kat:3; Yenibosna İstanbul; E-posta: mustafas@itkib.org.tr, reyhan.altintas@itkib.org.tr) en geç 19.01.2018 saat 17:00'e kadar elden veya posta yoluyla kapalı zarf içerisinde verilecektir.

 

 

 

115. : Temin Edilecek Asgari Tasarım ve Yapım Hizmetleri Kalemleri

1. Program ve mekân genel tasarımı. İHKİB Ödül Töreni etkinliği için ayrılan alanların mimarı planları üzerinde marka ve tasarımların yeri belirleyecek ve tasarımları gerçekleştirecektir.
2. Etkinlik ile ilgili karşılama deskinin ve sahnenin yapımını (podyum, podyum kaplama, podyum önü forex kapama ve sahne dekoru) ve nakliyesini, yönlendirme, fotoğraf panolarının, sahne üstü panoların, kabin panolarının tasarlanması ve yapımını gerçekleştirecektir.
3. Ödül gecesi sahnesi için görsel duvar (video wall) tasarımı, temini kurulması ve çalıştırılması.
4. Tasarımın gerektirdiği tüm dekorasyon işlerinin gerçekleştirilmesi. Tasarımda yer verilen tüm unsurları (yemek ve bistro masalarının giydirilmesi, masaların süslenmesi, halı ve kapı kaplamaları, sandalye giydirme vb. gibi) kapsayacaktır.
5. Ödül Töreni gecesinin yönetimi. Teknik konularda, mekânın teknik işler tedarikçisi ile koordineli çalışılacaktır.
6. Ön ağırlama (fuaye) alanı ses ışık sistemlerinin kurulması.
7. Basın masası ve davetli karşılama masaları dekorasyonun gerçekleştirilmesi.
8. Yürüyüş yolu halı kaplamasının gerçekleştirilmesi.
9. Jeneratör ve yakıt (2 gün süreli) Jeneratör ve yakıt (2 gün süreli) tedariki, hazırlanması ve gerektiğinde devreye alınması.
10. Ana giriş kapısı dâhil karşılama ve yönlendirmeler, sahne hizmetleri için eksiksiz hizmet sağlanacak sayıda erkek ve/veya kadın yardımcı personel (host-hostes) temini, görevlendirilmesi ve yönetilmesi.
11. Tüm program için video çekimi, kurgu ve montaj işlemlerinin tamamlanması.
12. Sosyal medya (Instagram/facebook vb.) videoları hazırlanması (en az 3'er adet olacaktır.)
13. Etkinlik genel ve sahne arkası filminin ve kısa versiyon ödül töreni videosunun hazırlanması. (Kurgu montaj vb gibi tüm hizmetler dahil.)
14. Programın tüm aşamalarında (konuklar, sahne-runway-sahne arkası,vb) fotoğraf çekiminin sağlanması ve fotoğrafların anında basılarak dağıtılması. Retouch işlemlerinin gerçekleştirilmesi. (En az iki fotografçı ile gerçekleştirilecektir.)
15. Ambulans temini ve hazır bekletilmesi.