İSTANBUL HALI İHRACATÇILARI BİRLİĞİ MAISON & OBJET PARIS FUARI HİZMET ALIM ŞARTNAMESİ

EK 1

İSTANBUL HALI İHRACATÇILARI BİRLİĞİ

MAISON & OBJET PARIS FUARI
HİZMET ALIM ŞARTNAMESİ

GENEL

Türkiye milli katılımı İstanbul Halı İhracatçıları Birliği tarafından gerçekleştirilmesi planlanan Maison & Objet Ocak 2023 Fuarı'nda (19-23 Ocak 2023), 731 m2 lik alanda kurulacak Türkiye pavilyonunun, 77 m2 alanda kurulacak trend alanının ve İTKİB patronajında fuara katılacak diğer milli katılım firmalarının stant inşaatı hizmeti alımı.

İDARE: İstanbul Halı İhracatçıları Birliği kısaca BİRLİK olarak anılacaktır.

İSTEKLİ: Teklif Sahibi Firma.

İŞİN KAPSAMI:

Fransa'nın Paris şehrinde 19-23 Ocak 2023'de gerçekleşecek olan Maison & Objet Fuarı için 731m2 firma alanı ve 77m2 trend alanı inşaatı. Stant uygulamaları ahşap stand tasarımı şeklinde olacaktır.

Detaylar:

İştirakçilerin ve ürünlerinin tespitini müteakip genel yerleşme planını yapmak,
Pavilyon alanının ve iştirakçi firmaların konstrüksiyon malzemelerinin İstanbul-Paris-İstanbul nakliyesi, sigortası, gümrük çıkış ve giriş işlemlerini (Türkiye ve Fransa'da) yapmak.
Projeye uygun olarak Türkiye pavilyon alanının iştirakçi firmaların yerinde montajını fuar başlamadan 2 gün önce bitirmek ve demontajını fuarın kapanışından sonraki gün başlayarak gerçekleştirmek.
400 cm. yüksekliğinde hazırlanan stantların konstrüksiyonunu yapmak, stantların içinde istisnai durumlar hariç halı açılmasını engelleyecek direk, dikme, kolon vb. gelmemesini sağlamak. Sunta kalınlığı 18mm olacaktır.
Stant inşaatını fuar idaresinin belirlediği standartlara göre gerçekleştirmek (fuar idaresinin rehberi iletilecektir).
İştirakçi firmaların talebi doğrultusunda stant bölümlerini ve görüşme odasını hazırlamak.
İştirakçi firmalar ile bire bir görüşerek, onların talebi doğrultusunda, halı askı aparatı, stant bölümlerini, görüşme odalarını hazırlamak ve stant 3 boyutlu ve teknik planlarını firmalara göndererek firmalardan onaylarını almak.
İştirakçi firma isimleri ile İTKİB tarafından iletilecek olan görsellerin okunur şekilde stantlarda yer almasını sağlamak.
Kartelası inşaatı üstlenen firma tarafından verilen, rengi İTKİB tarafından belirlenecek halı ile pavilyon zeminini kaplamak.
Pavilyon alanı içinde; şekline, biçimine ve içindeki mobilyalara İTKİB'in karar vereceği kilitli bir Müdüriyet odası, mutfak bölümleri ve “Information desk” hazırlamak ve pavilyon alanı içine gerekli malzeme ve ekipmanı temin etmek.
Ana elektrik bağlantısının temin bedeli ve sarfiyatı İTKİB tarafından karşılanmak kaydıyla genel elektrik donanımını ve stant içi aydınlatmayı sağlamak.
Stantlara her 3 m2'ye 1 adet, 150 Watt'lık spot, gün ışığı veren, metal halide lamba takmak, her 25 m2'ye bir masa, 4 sandalye ve 1 çöp kovasından fazla olmamak üzere malzeme temin etmek. Toplamda en az toplam m2/25 oranında masa sandalye ve çöp kovasını fuar alanında hazır etmek. Proje kapsamındaki toplam spot sayısının %25 i kadar ekstra spot getirmek (ve isteyen her firma için ilave getirilen %25 spotu takmak) ve her bir firma için katalogluk-broşürlük temin etmek.
Pavilyon inşaatı süresince İTKİB'in kontrolü neticesinde gerekli görülen hususları, teknik imkanların elverdiği ölçülerde yerine getirmek,
Paris'e gidecek elemanlarının tüm gidiş, dönüş, yol, konaklama, iaşe, sigorta ve ücret bedellerini karşılamak,
İşçi Sağlığı ve iş Güvenliği tüzüğü hükümleri gereğince montaj ve demontaj sırasında meydana gelebilecek kazaların sorumluluğunu yüklenmek.
İTKİB'in mutfağına, bağlantı ve sarfiyat bedeli İTKİB tarafından karşılanması koşuluyla su bağlantısını yaptırmak,
Türkiye Standı” ve “Lounge” alanının inşaatını ITKIB'in talepleri doğrultusuda yapmak (yaklaşık 65m2).
Tasarımcılar için verilen alanda inşaatın İTKİB'in talepleri doğrultusunda gerçekleştirmek.
Halı Tasarım Yarışması finalistlerinin halılarının sergileneceği ünitelerin üretimini yapmak, fuar alanına getirmek ve montajını-demontajını yapmak; finalistlerin isimlerinin ve yarışma temalarının sergileneceği forexleri üretmek (8 halı ve 8 finalist).
Stantların inşaat esnasında, fuara hazırlık sırasında ve fuar zamanında stantlardaki çöplerin toplanması dahil her türlü temizliğini sağlamak.
İTKİB'in pavilyonununda ve milli katılım dahilinde fuara gelen firmalara ait stantlarda tamamı yeni ve hasarsız malzemeleri kullanacaktır.
Stantlarda halı asmak için kullanılmak üzere, 5 iskele ve 8 merdiveni temin etmek ve fuar süresince katılımcıların erişebilecekleri bir yerde tutulmasını sağlamak.
Firmaların stantlarını temizlemesi için 2 adet elektrikli süpürge ve 3 adet süpürge bulundurmak.
İşi kararlaştırılan şart ve esaslara uygun olarak tam ve eksiksiz gerçekleştirmek için en az 8 kişilik yeterli bir personel kadrosu oluşturacak ve bu kadroda yer alan elemanların adlarını İTKİB'e bildirecektir. Fuar bitimine kadar katılımcı stantlarında oluşabilecek aksaklık ve problemleri giderecek yeterli sayıda personeli fuar bitimine kadar sağlayacaktır.

Teklif İçeriği:

Teklifi veren şirket teklifini gösteren fiyatları ve bunların toplam tutarlarını Euro olarak ve m2 başına belirtecektir. Sözleşme konusu işin ödemelerinde de bu para birimi kullanılacaktır zira hizmet yurtdışında alınmaktadır.

Genel Şartlar:

Teklifler, KDV hariç olarak gösterilmelidir.
Teklifler 21.11.2022 tarihi en geç saat 16:30'a kadar kapalı zarf yolu ile Reyhan Altıntaş Atasu adına aşağıdaki adrese iletilmelidir.

Adres: Yenibosna Merkez Mahallesi Sanayi Caddesi No:3 Dış Ticaret Kompleksi, D:B Blok, 34197 Bahçelievler/İstanbul

Kapalı zarf usulü: Şartname kapsamında talep edilen belgeler zarfa koyulduktan sonra zarfın kapatıldığı kısma firma kaşesi ve imza birlikte atılmalıdır. İhale konusu iş zarfın üstüne yazılmalıdır.

Teklifler Euro olarak m2 başına verilecektir.
Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır.
İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve BİRLİK'i bilgilendirecektir.
Şartnamenin firma yetkilisi tarafından her sayfanın kaşelenip imzalanması.
Güncel imza sirküleri.

Sorularınız için aşağıda yer alan kişi ile irtibat kurabilirsiniz.

İlgili kişi:

Şafak Özüölmez – safak.oz@itkib.org.tr – 0535 935 8130

Serhat Çelikten – serhat.celikten@itkib.org.tr – 0534 891 5796

Reyhan Altıntaş Atasu – reyhan.altintas@itkib.org.tr – 0212 454 04 19

ÖDEME ŞARTLARI

Ödemeler İSTEKLİ tarafından düzenlenen faturanın BİRLİK'e tebliğİ, BİRLİK tarafından onaylanması ve BİRLİK'in ödeme takvimine uygun olarak İSTEKLİNİN banka hesabına yapılacaktır.

GİZLİLİK

İSTEKLİ, işbu Şartname konusu hizmetlerin ifası kapsamında edindiği ticari, teknik, ekonomik, finansal bilgiler dahil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü bilgiyi saklı ve gizli tutacak, hiçbir kişi ya da kuruluşa, üçüncü kişilere ifşa etmeyecek ve ulaşma imkanı vermeyecek, işbu Şartname konusu hizmet kapsamında belirlenen dışında hiçbir maksatla kullanmayacaktır. İSTEKLİ'nin personelinin ve kendilerine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin gizlilik yükümlülüğüne aykırı davranmaları halinde doğrudan İSTEKLİ sorumlu olacaktır. İSTEKLİ, kendisinin veya personeli veya kendisine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin herhangi bir şekilde gizlilik yükümlülüğünü ihlal etmesi halinde, İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği'nin (İTKİB) veya 3. Kişilerin veya kuruluşların uğradığı her türlü zararı tazmin edecek ve 100.000 TL tutarında cezai şartı BİRLİK'e ödeyecektir. Gizlilik yükümlülüğü süresiz olarak geçerli olacaktır.

GENEL HÜKÜMLER:

1. İSTEKLİ'nin teklifinin kabulü halinde, BİRLİK ile İSTEKLİ arasında şartname konusu işe ilişkin sözleşme imzalanacak ve ilgili sözleşme, TARAFLAR arasındaki asli hukuki metin olacaktır.

İşbu Şartnamenin bir maddesi hukuken geçersiz ise ya da geçersiz hale gelirse, bundan sözleşmenin diğer maddeleri etkilenmez.

2. Taraflar arasında çıkacak her türlü anlaşmazlıklarda BİRLİK defter kayıt, belgeleri ve bilgisayar kayıtları tek başına kesin delil teşkil edecektir.

3. İSTEKLİ teklifte belirttiği adreslerini tebligat adresi olarak gösterdiklerini, adres değişikliklerinin yazılı olarak noter kanalı ile bildirilmediği takdirde, bu adreslere yapılan her türlü tebligatın geçerli olacağını kabul ve taahhüt ederler.

4. Şartnameye konu teklifin BİRLİK tarafından kabulü üzerine imzalanacak sözleşmeden doğan her türlü damga vergisi, resim, harç İSTEKLİ tarafından ödenecektir.

6. İSTEKLİ firma tarafından avans istenmesi durumunda sözleşmenin yapılmasını takiben 5 gün içinde İSTEKLİ, belirlenen oranda teminat çekini veya mektubunu BİRLİK'E sunmakla yükümlüdür. Bu teminat hizmetin İSTEKLİ'den sözleşme çerçevesinde belirtilecek şartlar dahilinde eksiksiz alınması durumunda iade edilecektir. Aksi takdirde, BİRLİK'in söz konusu teminat çekini nakde çevirme hakkı saklıdır.BİRLİK bu teminatın türünü ve niteliğini dilediği gibi tek taraflı olarak değiştirme ve gerekirse ek teminat talep etme hakkını haizdir.

7. Taraflar, işbu Sözleşme ile ilgili olan konularda ve işbu Sözleşme'nin ifasına ilişkin olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca tabi oldukları hukuki, idari ve teknik yükümlülüklerini eksiksiz bir biçimde yerine getirecek ve birbirlerinin bahsi geçen mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmesini engelleyici davranışlardan kaçınacaktır. Taraflar söz konusu verileri sözleşmeye konu faaliyetler dışında hiçbir amaçlar üçüncü kişi/kişilerle paylaşmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder. Taraflar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek ve söz konusu verileri koruma altına almak amacıyla her türlü teknik ve idari tedbirleri alacaktır.

8. BİRLİK, işbu sözleşmeyi süresiz ve bildirimsiz tek taraflı ve tazminatsız olarak feshedebilir. Böyle bir fesih halinde BİRLİK, Hizmet Veren'in kusuru sebebiyle feshedilmemesi şartı ile Hizmet Veren'e yalnızca fesih tarihine kadar gerçekleştirmiş olduğu yazılı belgelerle ispat edilebilir imalatlar ve hizmetlere ilişkin ödeme yapmakla yükümlüdür.

9. Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra İSTEKLİ ile yapılacak sözleşmede yukarıda belirtilen bütün koşullar yer alacaktır.

10. Hizmetin istekli tarafından gereken şartlar ve koşullar ile yapılmaması veya yapılamaması halinde sözleşme bedelinin %50 si kadar cezayı ödemeyi kabul ve taahhüt eder. İstekli, belirlenen cezai şart miktarının fahiş olmadığını ve bu bedele itiraz etmeyeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.

ERKEN BİTİRME, GECİKME VE SÜRE UZATIMI,

İSTEKLİ, şartname konusu işin erken bitirilmesi veya teslimi halinde herhangi bir ek ücret talebinde bulunamaz. Şartname konusu işin gecikmesi halinde, BİRLİK, gecikmenin sebeplerini değerlendirerek gerekli gördüğü takdirde süre uzatımı verebilir. İSTEKLİ'in, şartname konusu işi süresinde herhangi bir sebeple bitirememesi veya layıkıyla teslim edememesi halinde, kendiliğinden temerrüde düşmüş sayılacaktır. Bu durumda gecikilen gün başına şartnamede öngörülen işin bedelinin %1'i oranından cezai şart BİRLİK'e ödenecektir. BİRLİK bu cezai şartı yapacağı ödemelerden mahsup hakkını haizdir.

MÜCBİR SEBEP HALLERİ

Taraflardan herhangi biri kalacağı mücbir sebepten dolayı yükümlülüklerini veya yükümlülüklerinin bir kısmını yerine getirmezse diğerine karşı sorumlu olmayacaktır. İş bu şartname çerçevesinde mücbir sebep halleri tarafların çalışmalarını engelleyen ve tabii afet vasfını haiz olduğu ilgili resmi kuruluşlardan belgelendirilmiş bulunan; yangın sel, kasırga, deprem gibi doğal afetler ve ilan edilmiş harp hali, salgın hastalık, iç isyandır. Taraflardan biri, bir mücbir sebep ortaya çıktığında zaman kaybetmeksizin bunu diğer tarafa bildirmek zorundadır. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde taraflar birlikte değerlendirme yaparak alınacak tedbirleri beraberce tespit edecek ve uygulayacaklardır. Mücbir sebepler dolayısıyla meydana gelecek gecikmelerden doğabilecek zararları Taraflar birbirlerinden talep edemeyeceklerdir.

TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR:

Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.

a. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİK Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/BİRLİK personeli,

b. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİKten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle,

c. Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,

d. Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,

e. Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen İSTEKLİler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen İSTEKLİler,

f. Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar.

İHALE DIŞI BIRAKILMA NEDENLERİ

Aşağıda belirtilen durumlardaki İSTEKLİ'ler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;

1.Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,

2. Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,

3. İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.

DEVİR VE TEMLİK

İSTEKLİ, işbu şartname konusu işi ve varsa bu iş karşılığında elde edeceği ödeme/hakkedişleri, hasleten hak ve yükümlülüklerinin herhangi birini veya tamamını BİRLİK'in yazılı onayı olmaksızın, herhangi bir 3.kişiye devir ve temlik edemez. BİRLİK, işbu şartname konusu işten kaynaklı hak ve yükümlülüklerini devir ve temlik hakkını haizdir.

TEKLİFLERİ DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ:

1.Teklifler, BİRLİK Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir komisyon tarafından değerlendirilecektir.

2. Değerlendirmede, uygun fiyat ve İSTEKLİ'nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.

3. Değerlendirme sonuçları İSTEKLİ'lere yazılı olarak bildirilecektir.

İSTEKLİ'ler, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde BİRLİK'ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

İHALEDEN VAZGEÇME:

1. BİRLİK gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir.

2.İSTEKLİ'ler, BİRLİK'in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde BİRLİK'den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ

İş bu şartnameden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim Merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır.

Firma

Teklif (Rakam ile KDV Hariç)

Teklif (Yazı ile KDV Hariç)