2022 FWI Sosyal Medya, Web Sitesi Yönetimi ve PR Şartnamesi

İSTANBUL HAZIR GİYİM VE KONFEKSİYON İHRACATÇILARI BİRLİĞİ

FASHION WEEK ISTANBUL

YURT İÇİ DİJİTAL STRATEJİ, SOSYAL MEDYA, WEBSİTESİ ve PR

HİZMET ALIM ŞARTNAMESİ

 

GENEL

Fashion Week Istanbul 11-14 Ekim 2022 tarihlerinde fiziksel ve dijital olarak gerçekleştirilecektir.

FWI Dijital Strateji, Sosyal Medya, Websitesi ve PR İletişim hizmetleri 2022 yılı ikinci dönem için teklifler alınacaktır.

İDARE: İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği kısaca İHKİB olarak anılacaktır.

 

İSTEKLİ: Teklif Sahibi Firma.

 

 

İŞİN KAPSAMI:

 

1. PR İletişim

 

Dijital dünyanın dinamiklerini yakalayan dijital stratejiler kurgulanarak yerel ve global moda endüstrisinde bilinirliğini ve Türk tasarımcılarının ihracat rakamlarını arttırmayı amaçlayan dijital stratejisinin oluşturulması ve uygulanması,

 

İstanbul Moda Haftası youtube kanalının farklı içerikler ile zenginleştirilmesi (röportaj, çekim vb.) (min 3. maksimum 5 proje)

Fashion Week Istanbul yeni ve farklı sosyal medya platformlarında yer almasının sağlanması, hali hazırda bulunduğu platformların ek özelliklerinin etkin şekilde kullanımı

2022 yılı süresince dijital FWI pazarlama iletişim stratejisinin oluşturulması. (hedef, amaç, yöntem, takvimleme, yol haritası ve buna ulaşılacak mecra, aktivite, içerik, influencer marketing ve benzeri diğer çalışmaları içeren)

FWI iletişim takviminin oluşturulması hangi dergi, TV kanalı ve dijital mecralarda yansımaların alınacağının öngörüsünün belirtilmesi

 

Hedef kitle ve mecra belirleme konusunda destek olmak

Yeni dünya düzeninde etkin iletişim çalışmaları gerçekleştirerek hedeflenen dijital mecralara ulaşmak

Tasarımcı basın bültenlerinin alınması ve resmi web sitesinde paylaşılmasının koordinasyonu

Sponsor PR şirketleri ile koordinasyon toplantısı ve ortak iletişim planının oluşturulması

Etkinlik sponsorlarının marka ekipleri ve PR ajansları ile koordinasyon sağlayarak, sponsorların basın iletişim stratejilerinde FWI ile ilgili doğru mesajların kurgulanmasını sağlamak, kontrol mekanizmasını yönetmek etkinlik öncesinde, etkinliğe muhabir göndermesi istenen basın kuruluşları ile iletişime geçilmesi ve etkinlik ile ilgili bilgilerin kendilerine aktarılması; Etkinlik öncesinde, sırasında ve sonrasında tüm basın mensuplarının FWI ile ilgili bilgi, döküman ve görsel taleplerinde tek iletişim noktası olması ve haber çalışmalarında onlara destek olmak için gerekli koordinasyonun sağlanması

 

Çatı sponsorlar ve özel iş birlikleri kapsamında verilen kulis (canlı yayın, prodüksiyon çekimleri vb.) haklarının (özel röportaj, fotoğraf çekimi vb) tasarımcı PR ajanslarına bildirilmesi ve koordinasyonu.

İş birliği yapılan dergi, gazete vb. yayın veya kurumlarla (Gazete, dergi eventleri, sergi vb.) içerik kontrollerinin gerçekleştirilmesi, ortak içerik geliştirilmesi ve kontrolü)

Etkinlik öncesinde hedeflenen günlük gazeteler, TV kanalları ve dergilerin temsilcileriyle birebir görüşmeler organize etmek, sektörün kanaat lideri olan bu isimlere FWI ile ilgili son yenilikleri aktarmak ve FWI ile ilgili özel haber çalışmalarını kurgulamak

Etkinlik öncesinde, etkinlik sırasında ve sonrasında basına servis edilecek basın bültenleri ve duyurularının hazırlanması ve gönderilmesi

Etkinliğe dijital ortamda katılan tüm basın mensuplarının ve blogger'ların, influencer'ların FWI sürecinde rahat bir deneyim yaşamalarının sağlanması, problemlerinin çözülmesi, taleplerinin karşılanması

Etkinlik öncesinde, sırasında ve sonrasında FWI ile ilgili röportaj ve özel haber çalışmalarının koordinasyonu, FWI Çalışma Grubu tarafından belirlenen isimle tüm özel haber çalışmalarında koordinasyon sağlanması, bir halkla ilişkiler sorumlusunun röportajlara eşlik etmesi

FWI ile ilgili olumsuz haber çalışmalarının düzenli olarak takip edilmesi, gerekli durumlarda FWI yönetiminin bilgilendirilmesi, kriz yönetimi kapsamında eylem planının hazırlanması ve bu planın uygulanması

Türkiye'de yaşayan uluslararası basın mensuplarının etkinliğe davet edilmeleri, bültenlerin kendilerine ulaştırılması, olası röportaj taleplerinde koordinasyonun sağlanması

Etkinliğin resmi uluslararası PR ajansı olarak seçilen yetkili kişiye etkinlik basın materyallerinin (basın bülteni ve görsellerin) aktarılması ve koordineli bir şekilde çalışılması

 

Not: Görsel Tasarım ve Uygulama ajansı ile koordineli şekilde çalışılacaktır.

 

2. Sosyal Medya ve Websitesi

 

• Fashion Week Istanbul sosyal medya stratejisinin geliştirilmesi, takvimlenmesi ve uygulanması.
• Fashion Week Istanbul resmi hesaplarından paylaşılacak sosyal medya içeriklerinin, paylaşım sekansının belirlenmesi ve uygulanması (sponsorlara verilen haklar çerçevesinde)
• Fashion Week Istanbul sosyal medya hesaplarının influencer take over veya benzeri projelerle farklılaştıracak yaratıcı projelerinin dijital strateji ekibi ile oluşturulması, koordinasyonu ve içeriklerin paylaşımı
• Fashion Week Istanbul yeni ve farklı sosyal medya platformlarında yer almasının sağlanması, hali hazırda bulunduğu platformların ek özelliklerinin etkin şekilde kullanımı
• WEB (fashionweek.istanbul) tasarım, içerik oluşturma, web editörlüğü ve yönetimi,
• Defile videolarının websitesi ekibi ile koordineli şekilde Youtube'a yüklenmesi

Not: Web, sosyal medya içerik yönetimi ve davetiye vb. metinlerin yazılması için sektör tecrübeli bir editör ile çalışma yapılması gerekmektedir.

Sosyal medya ve sektör tecrübeli editör planlanmasının yapılmış olması konkur sırasında önceliklendirme sebebi olacaktır.

Ekim ayı etkinliğinde tasarımcı koleksiyon ve defile görüntüleri medya satın alması medya satın alma ajansı tarafından yapılacaktır.

01.08.2022 – 31.12.2022 dönemlerini kapsayan stratejik iletişim stratejisi ve sosyal medya sunumu teklif ile birlikte iletilmelidir.

 

Konkur sırasında yapılması planlanan dijital projeler ve PR sunumunun yapılması beklenmektedir.

 

Teklifler projeler tarafında prodüksiyon dahil verilmelidir.

 

Amaç:

İşbu şartname İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği bünyesindeki İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği tarafından FWI'ın amacına uygun bir şekilde yürütülmesi ve etkinlikten beklenen maksimum faydanın sağlanması için takip edilecek işlerin belirlenmesidir.

Teklif İçeriği:

Teklifi veren şirket teklifini gösteren fiyatları ve bunların toplam tutarlarını Türk Lirası olarak belirtecektir. Sözleşme konusu işin ödemelerinde de bu para birimi kullanılacaktır.

 

Genel Şartlar:

1. Teklifler, KDV hariç olarak gösterilmelidir.
2. Teklifler, İTKİB Genel Sekreterliği, Çobançeşme Mevkii Sanayi Caddesi Dış Ticaret Kompleksi B Blok Kat:5; Yenibosna/ İstanbul adresi Satın Alma Şubesi'ne 22.07.2022 tarihi en geç saat 11:00'ye kadar elden veya posta yoluyla kapalı zarf içerisinde verilecektir.

Kapalı zarf üzerinde firma kaşe imzasının ve ihale adının yazması zorunludur. Aksi halde teklifiniz geçersiz sayılacaktır.

1. Teklifler Türk Lirası olarak verilecektir.
2. Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır.
3. İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve İHKİB'i bilgilendirecektir.

 

      Sorularınız için aşağıda yer alan kişi ile irtibat kurabilirsiniz.

İlgili Kişi:

 

Teknik Konular: Özden Hantal- ozdenhantal@gmail.com – 0532 356 49 30

 

İdari Konular: Ünal Türlüdür – unal.turludur@itkib.org.tr – 0212 454 04 31         

 

GİZLİLİK

 

İSTEKLİ, işbu Şartname konusu hizmetlerin ifası kapsamında edindiği ticari, teknik, ekonomik, finansal bilgiler dahil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü bilgiyi saklı ve gizli tutacak, hiçbir kişi ya da kuruluşa, üçüncü kişilere ifşa etmeyecek ve ulaşma imkanı vermeyecek, işbu Şartname konusu hizmet kapsamında belirlenen dışında hiçbir maksatla kullanmayacaktır. İSTEKLİ'nin personelinin ve kendilerine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin gizlilik yükümlülüğüne aykırı davranmaları halinde doğrudan İSTEKLİ sorumlu olacaktır. İSTEKLİ, kendisinin veya personeli veya kendisine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin herhangi bir şekilde gizlilik yükümlülüğünü ihlal etmesi halinde, İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği'nin (İTKİB) veya 3. Kişilerin veya kuruluşların uğradığı her türlü zararı tazmin edecek ve 50.000 TL tutarında cezai şartı İHKİB'e ödeyecektir. Gizlilik yükümlülüğü süresiz olarak geçerli olacaktır.

 

GENEL HÜKÜMLER:

1. İşbu Şartnamenin bir maddesi hukuken geçersiz ise ya da geçersiz hale gelirse, bundan sözleşmenin diğer maddeleri etkilenmez. Hukuken geçersiz maddelerin yeri, sözleşme taraflarınca zaman kaybetmeden sözleşmenin sahip olduğu ekonomik amaca en yakın geçerli madde ile doldurulur.

2. Taraflar arasında çıkacak her türlü anlaşmazlıklarda İHKİB defter kayıt, belgeleri ve bilgisayar kayıtları tek başına kesin delil teşkil edecektir.

3. Taraflar sözleşmedeki adreslerini tebligat adresi olarak gösterdiklerini, adres değişikliklerinin yazılı olarak noter kanalı ile bildirilmediği takdirde, bu adreslere yapılan her türlü tebligatın geçerli olacağını kabul ve taahhüt ederler.

4.  Sözleşmeden doğan her türlü damga vergisi, resim, harç İSTEKLİ tarafından ödenecektir.

5. Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra İSTEKLİ ile yapılacak sözleşmede yukarıda belirtilen bütün koşullar yer alacaktır.

6. Sözleşmenin yapılmasını takiben 5 gün içinde İSTEKLİ, sözleşme miktarında teminat çekini İHKİB'e vermekle yükümlüdür. Bu teminat hizmetin İSTEKLİ'den sözleşme çerçevesinde belirtilecek şartlar dahilinde eksiksiz alınması durumunda iade edilecektir. Aksi takdirde, İHKİB'in söz konusu teminat çekini nakde çevirme hakkı saklıdır.

7. Taraflar, işbu Sözleşme ile ilgili olan konularda ve işbu Sözleşme'nin ifasına ilişkin olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca tabi oldukları hukuki, idari ve teknik yükümlülüklerini eksiksiz bir biçimde yerine getirecek ve birbirlerinin bahsi geçen mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmesini engelleyici davranışlardan kaçınacaktır. Taraflar söz konusu verileri sözleşmeye konu faaliyetler dışında hiçbir amaçlar üçüncü kişi/kişilerle paylaşmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder. Taraflar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek ve söz konusu verileri koruma altına almak amacıyla her türlü teknik ve idari tedbirleri alacaktır.

8.  İHKİB, işbu şartname kapsamında sonuçlandırılan ihale sonucunda yapılacak sözleşmeyi süresiz ve bildirimsiz tek taraflı ve tazminatsız olarak feshedebilir. Sözleşmenin İHKİB tarafından haklı sebeple feshedilmesi halinde Hizmet Veren, İHKİB'in uğrayacağı tüm doğrudan ve dolaylı zararları tazmin etmekle birlikte ayrıca sözleşme bedeli kadar cezai şart bedelini İHKİB'e ödemekle yükümlüdür.

9. Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra İSTEKLİ ile yapılacak sözleşmede yukarıda belirtilen bütün koşullar yer alacaktır.

10. Hizmetin istekli tarafından gereken şartlar ve koşullar ile yapılmaması veya yapılamaması halinde sözleşme bedelinin %50 si kadar cezayı ödemeyi kabul ve taahhüt eder. İstekli, belirlenen cezai şart miktarının fahiş olmadığını ve bu bedele itiraz etmeyeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.

 

ERKEN BİTİRME, GECİKME VE SÜRE UZATIMI,

 

İSTEKLİ, şartname konusu işin erken bitirilmesi veya teslimi halinde herhangi bir ek ücret talebinde bulunamaz.  Şartname konusu işin gecikmesi halinde, BİRLİK, gecikmenin sebeplerini değerlendirerek gerekli gördüğü takdirde süre uzatımı verebilir. İSTEKLİ'in, şartname konusu işi süresinde herhangi bir sebeple bitirememesi veya layıkıyla teslim edememesi halinde, kendiliğinden temerrüde düşmüş sayılacaktır. Bu durumda gecikilen gün başına şartnamede öngörülen işin bedelinin %1'i oranından cezai şart BİRLİK'e ödenecektir. BİRLİK bu cezai şartı yapacağı ödemelerden mahsup hakkını haizdir.

 

MÜCBİR SEBEP HALLERİ

 

Taraflardan herhangi biri kalacağı mücbir sebepten dolayı yükümlülüklerini veya yükümlülüklerinin bir kısmını yerine getirmezse diğerine karşı sorumlu olmayacaktır. İş bu şartname çerçevesinde mücbir sebep halleri tarafların çalışmalarını engelleyen ve tabii afet vasfını haiz olduğu ilgili resmi kuruluşlardan belgelendirilmiş bulunan; yangın sel, kasırga, deprem gibi doğal afetler ve ilan edilmiş harp hali, salgın hastalık, iç isyandır.  Taraflardan biri, bir mücbir sebep ortaya çıktığında zaman kaybetmeksizin bunu diğer tarafa bildirmek zorundadır. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde taraflar birlikte değerlendirme yaparak alınacak tedbirleri beraberce tespit edecek ve uygulayacaklardır. Mücbir sebepler dolayısıyla meydana gelecek gecikmelerden doğabilecek zararları Taraflar birbirlerinden talep edemeyeceklerdir.

 

TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR:

Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.

a. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİK Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/BİRLİK personeli,

b. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİKten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle,

c. Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,

d. Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,

e. Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen İSTEKLİler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen İSTEKLİler,

f. Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar

 

İHALE DIŞI BIRAKILMA NEDENLERİ

Aşağıda belirtilen durumlardaki İSTEKLİ'ler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;

1.Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,

2. Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,

3. İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.

 

TEKLİFLERİ DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ:

1.Teklifler, İHKİB Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir komisyon tarafından değerlendirilecektir.

2. Değerlendirmede, uygun fiyat ve İSTEKLİ'nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.

3. Değerlendirme sonuçları İSTEKLİ'lere yazılı olarak bildirilecektir.

İSTEKLİ'ler, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde BİRLİK'ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler. 

 

İHALEDEN VAZGEÇME:

1. İHKİB gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir.

2.İSTEKLİ'ler, İHKİB'in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde İHKİB'den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

 

UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ

 

İş bu şartnameden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim Merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır.

 

 

FWI Dijital Strateji, Sosyal Medya, Websitesi, PR ve İletişim HİZMETİ	TOPLAM PROJE TEKLİFİ + KDV

 

 

 

                                                                                 Firma kaşe & imza