İTKİB GENEL SEKRETERLİĞİ BAĞIMSIZ DENETİM ŞİRKETLERİ VASITASIYLA TEMİN EDİLECEK DENETİM TEKLİF ŞARTNAMESİ

TARAFLAR

Bu Şartnamede teklif isteyen taraf İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği, (İTKİB olarak anılacaktır) teklif veren taraf ise İSTEKLİ olarak tanımlanmıştır.

ŞARTNAMENİN KONUSU

Bu Şartname, İTKİB/ İhracatçı Birliklerini yerleşkesinde (Dış Ticaret Kompleksi) 2021 Hesap yılına ait hesap ve işlemler ile bunlarla ilgili kayıtların 5910 sayılı Türkiye İhracatçılar Meclisi ile İhracatçı Birliklerinin Kuruluş ve Görevleri Hakkında kanun ile bu kanuna ilişkin yönetmelik, Türkiye İhracatçılar Meclisi tarafından yayımlanmış olan Muhasebe Uygulama Usul ve Esasları ile Satın Alma ve Satım Uygulama Usul ve Esaslarına ve diğer İhracatçı Birlikleri mevzuatlarına uygunluğunun denetimi ve mali tabloların Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlke ve Standartlarına uygunluğun incelenmesi ve raporlanması, 01.01.2021-31.12.2021 hesap dönemini kapsayan 3 aylık periyotlarla Bağımsız Denetim ve Raporlama Hizmetinin İSTEKLİ vasıtasıyla yerine getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek üzere düzenlenmiştir.

"Bu şartname 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'na tabi olmayıp, 5910 sayılı Türkiye İhracatçılar Meclisi ile İhracatçı Birliklerinin Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun ile Türkiye İhracatçılar Meclisi ve İhracatçı Birlikleri Satın Alma ve Satım Uygulama Usul ve Esasları'na dayanılarak hazırlanmıştır."

ALINACAK HİZMETİN TANIMI VE KAPSAMI

Bu şartname, İTKİB ve bünyesindeki İhracatçı Birliklerinin 2021 yılına ait hesap ve işlemleri ile bunlarla ilgili kayıtların ve mali tabloların, denetim şirketi tarafından Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve 5910 sayılı Kanun ile bu Kanuna ilişkin yönetmelik, tebliğ, uygulama usul ve esaslar ile talimatlar, İTKİB/İhracatçı Birliklerinin Yönetim Kurulu Kararları ile genel kabul görmüş muhasebe ilke ve standartlarına uygun olarak kontrolü ile gerekli görülecek diğer yöntem ve teknikleri içerek şekilde incelenmesi ve raporlanmasıdır.

Söz konusu incelemelerin detayı aşağıdaki gibidir:

Denetleme Yöntemine İlişkin Bilgiler:

İTKİB/İhracatçı Birlikleri'nin 2021 yılı hesapları 3 aylık periyotlarla en az %40 oranında örnekleme yöntemi ile incelenecektir. Yapılan bu incelemelerde;

Muhasebe hesap ve işlemleri ile mali tabloların genel kabul görmüş muhasebe ilke ve standartlarına uygunluğunun denetimi,
Muhasebe kayıtlarına esas teşkil eden gelirler ile harcama belgelerinin, geçerli belgelere dayalı olarak ilgili bütçe fasıllarından gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin kontrolü,
Kullanılan resmi defterlerin tasdikinin kontrolü,
KDV ve muhtasar beyannameleri ile SGK bildirgelerinin kanuni defter kayıtları ve belgelere uygun olarak tanzim edilip edilmediğinin kontrolü,
Banka ekstreleri ile muhasebe kayıtlarının birbiriyle uyumlu olup olmadığı, denetim periyotları sonu itibariyle çalışılan tüm bankalardan hesap ekstrelerinin alınıp alınmadığı, hesap dönemleri sonu itibariyle tüm bankalarla yazılı mutabakatın yapılıp yapılmadığının kontrolü,
Mali tablolarda yer alan, müşterilerden alacaklar hesabı ile satıcılara borçlar hesabını oluşturan en yüksek tutarlı ilk 20 adet borç ile ilk 10 adet alacağın mutabakatlarının yılsonlarında yapılıp yapılmadığının kontrolü,
Beyannamelerin ve SGK bildirgelerinin ve ödemelerinin doğru olarak ve zamanında verilip verilmediği,
Maddi ve Maddi Olmayan Duran Varlık giriş çıkışlarının belgeleri ile yıl sonu itibarıyla sabit kıymet sayımının yapılıp yapılmadığının kontrolü,
Kıdem Tazminat, İhbar Tazminatı vb. diğer hak edişlerin hesaplamasının kontrolü,
Dövizli hesaplar kur güncellemeleri ile vadeli hesap faiz tahakkukları ve diğer tahakkukların 3 aylık periyotlarda gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin kontrolü,
Vezne işlemleri denetimi ve süreç kontrolü
Personelin aylık maaş ödemelerinin tamamının aylık bordro icmalleri ve ilgili banka hareketleriyle uyumlu olup olmadığının; bordrolarda görülen ve maaş alan personel içinden rastgele örnekleme yöntemi ile seçilecek en az 10 personelin özlük dosyalarının içeriklerinin incelenerek ve ilgili personelin çalışıp çalışmadığının fiziki olarak kontrolü,
Görevli Yönetim Kurulu üyeleri ile personelin temsil yetkilerinin devam edip etmediğinin kontrolü,

hususları ile;

5910 sayılı Kanun ile bu Kanuna ilişkin yönetmelik, tebliğ ve Bakanlık/TİM talimatları kapsamında incelenmesi:

Türkiye İhracatçılar Meclisi ile İhracatçı Birliklerinin Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun; Türkiye İhracatçılar Meclisi ile İhracatçı Birliklerinin Kuruluş ve Görevleri Hakkında Yönetmelik kapsamında İTKİB/İhracatçı Birliklerinin bütçesinden yapılan tüm harcamaların en az %30 oranında örnekleme yöntemi ile denetlenmesi,
Türkiye İhracatçılar Meclisi ve İhracatçı Birlikleri İnsan Kaynakları Yönetmeliği ile Türkiye İhracatçılar Meclisi ve İhracatçı Birlikleri İnsan Kaynakları Sınav Yönetmeliği kapsamında, İTKİB/ İhracatçı Birlikleri İnsan Kaynakları uygulamaların, Personel Bordro ve Harcırah Beyannamelerinin, Ücret Tahakkuklarının doğru yapılıp yapılmadığının, fazla mesai formlarının, Personel Sözleşmelerinin Hazırlanmasının, Özlük Dosyalarının Hazırlanmasının, Yıllık İzinlerin Takibinin, TİM/Bakanlık onaylı kadro cetvellerinin mevcudiyetinin, Görevde Yükselmelerin, Unvan Değişikliklerinin, İTKİB/ İhracatçı Birlikleri, Personel Alımlarının, Sınav Duyurularının, Sınav Kurulunun oluşturulması ve diğer uygulamaların denetlenmesi;
Türkiye İhracatçılar Meclisi ve İhracatçı Birlikleri Satın Alma ve Satım Uygulama Usul ve Esasları kapsamında, İhracatçı Birliklerinin bütçesinden yapılan tüm satın alımların, alınan tekliflerin sayılarının, satın alma komisyon kararlarının, satın alma komisyon kararlarının harcama limitlerine uygunluğu, Yönetim Kurulu Kararının-TİM Uygunluğunun-Bakanlık Onayının bulunup bulunmadığını ile diğer uygulamaların denetlenmesi;
Türkiye İhracatçılar Meclisi ve İhracatçı Birlikleri Muhasebe Uygulama Usul ve Esasları kapsamında, TİM/Birlik bütçesinden yapılan harcamaların ilgili fasıllardan yapılıp yapılmadığı, Bilanço-Gelir/Gider Tablosu Hesaplarının kontrolü, Personele verilen avansların zamanında kapatılıp katılmadığının kontrolü, Ek Bütçe ihtiyacında TİM/Bakanlık onayının alınıp alınmadığı, TİM/İhracatçı Birlikleri Müşterek Hesap Katkı Paylarının doğru hesaplanıp hesaplanmadığı, Birliklerin bütçe ödenek Aktarmalarının, Yedek Akçe Kullanımlarının ve diğer uygulamaların mevzuata uygunluğunun denetlenmesi;
TİM ve İhracatçı Birlikleri Yönetim Kurulu Görev Seyahatleri Uygulama Usul ve Esasları ile TİM ve İhracatçı Birlikleri Personel Geçici Görevlendirme Uygulama Usul ve Esasları kapsamında, TİM/Birlik Yönetim Kurulları Üyeleri ve Personelinin Yurtiçi/Yurtdışı Seyahatlerinde görevlendirilmelerine ilişkin YK kararının ve/veya Seyahat Formunun olup olmadığı, Organizasyonlara katılan YK üyeleri-Personel-Dışarıdan davet edilen ilgili kişilerin sayısı ile seyahat işlemlerinin ve diğer uygulamaların denetlenmesi;

Denetim şirketi danışılan hususlara 24 saat içinde yazılı olarak görüş vermelidir.

Denetim şirketi, yapacağı çalışmaların sonunda hizmet verilen dönemle ilgili olarak rapor düzenleyecektir. Denetim Şirketi, düzenlediği tüm raporları İTKİB/ İhracatçı Birlikleri Yönetim Kurulu'na ve Türkiye İhracatçılar Meclisine sunar.

Rapor, her dönem hesap, işlem ve tabloları hakkındaki sonuçları içerecek biçimde düzenlenecek, uygulanan standardın ve hizmetin temel amaçlarının gereklerine göre hazırlanacaktır.

FİKRİ VE SINAİ HAKLAR

İşbu Şartname kapsamında İSTEKLİ tarafından hazırlanacak rapor, belge ve sair her türlü materyalin basma, çoğaltma, kopyalama, yayma, kullanma, dağıtma gibi hakları da dahil olmak üzere tüm fikri sınai mülkiyet hakları İTKİB'e aittir.

İSTEKLİ tarafından üretilen ve hazırlanan rapor, belge ve sair materyal ile ilgili olarak 3. Şahıslar tarafından FSEK (Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu) kapsamında yapılacak başvurulardan ve tazminat taleplerinden doğacak tüm sorumluluklar İSTEKLİ'ye aittir.

TEKLİF İÇERİĞİ

Teklifi veren şirket teklifini gösteren fiyatları ve bunların toplam tutarlarını Türk Lirası olarak belirtecektir. Sözleşme konusu işin ödemelerinde de bu para birimi kullanılacaktır.

GENEL ŞARTLAR

Teklifler, KDV hariç olarak gösterilmelidir.
İSTEKLİ, bu şartname kapsamında karşılamayı taahhüt ettiği Denetim hizmetini rakamla ve yazıyla belirten imzalı teklif mektubunu, İSTEKLİ'ye ait imza sirküleri ve ticaret sicil gazetesi fotokopisi ile birlikte en geç 04.02.2021 tarihi Saat: 13.00'e kadar muge.kunt@itkib.org.tr 'ye iletmeniz rica olunur. Söz konusu gün ve saatten sonraki gönderimler hiçbir surette değerlendirilmeyecektir.
Teklifler Türk Lirası olarak verilecektir.
Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır.
İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve İTKİB'i bilgilendirecektir.

Sorularınız için aşağıda yer alan kişi ile irtibat kurabilirsiniz.

İlgili Kişi: Müge KUNT AKANER- muge.kunt@itkib.org.tr – 0212 454 07 92

GİZLİLİK

İSTEKLİ, işbu Şartname konusu hizmetlerin ifası kapsamında edindiği ticari, teknik, ekonomik, finansal bilgiler dahil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü bilgiyi saklı ve gizli tutacak, hiçbir kişi ya da kuruluşa, üçüncü kişilere ifşa etmeyecek ve ulaşma imkanı vermeyecek, işbu Şartname konusu hizmet kapsamında belirlenen dışında hiçbir maksatla kullanmayacaktır. İSTEKLİ'nin personelinin ve kendilerine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin gizlilik yükümlülüğüne aykırı davranmaları halinde doğrudan İSTEKLİ sorumlu olacaktır. İSTEKLİ, kendisinin veya personeli veya kendisine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin herhangi bir şekilde gizlilik yükümlülüğünü ihlal etmesi halinde, İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği'nin (İTKİB) veya 3. Kişilerin veya kuruluşların uğradığı her türlü zararı tazmin edecek ve 50.000 TL tutarında cezai şartı İTKİB'e ödeyecektir. Gizlilik yükümlülüğü süresiz olarak geçerli olacaktır.

GENEL HÜKÜMLER:

1. İşbu Şartnamenin bir maddesi hukuken geçersiz ise ya da geçersiz hale gelirse, bundan sözleşmenin diğer maddeleri etkilenmez. Hukuken geçersiz maddelerin yeri, sözleşme taraflarınca zaman kaybetmeden sözleşmenin sahip olduğu ekonomik amaca en yakın geçerli madde ile doldurulur.

2. Taraflar arasında çıkacak her türlü anlaşmazlıklarda İTKİB defter kayıt, belgeleri ve bilgisayar kayıtları tek başına kesin delil teşkil edecektir.

3. Taraflar sözleşmedeki adreslerini tebligat adresi olarak gösterdiklerini, adres değişikliklerinin yazılı olarak noter kanalı ile bildirilmediği takdirde, bu adreslere yapılan her türlü tebligatın geçerli olacağını kabul ve taahhüt ederler.

4. Sözleşmeden doğan her türlü damga vergisi, resim, harç İSTEKLİ tarafından ödenecektir.

5. Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra İSTEKLİ ile yapılacak sözleşmede yukarıda belirtilen bütün koşullar yer alacaktır.

6. Taraflar, işbu Sözleşme ile ilgili olan konularda ve işbu Sözleşme'nin ifasına ilişkin olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca tabi oldukları hukuki, idari ve teknik yükümlülüklerini eksiksiz bir biçimde yerine getirecek ve birbirlerinin bahsi geçen mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmesini engelleyici davranışlardan kaçınacaktır. Taraflar söz konusu verileri sözleşmeye konu faaliyetler dışında hiçbir amaçlar üçüncü kişi/kişilerle paylaşmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder. Taraflar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek ve söz konusu verileri koruma altına almak amacıyla her türlü teknik ve idari tedbirleri alacaktır.

İTKİB, işbu şartname kapsamında sonuçlandırılan ihale sonucunda yapılacak sözleşmeyi süresiz ve bildirimsiz tek taraflı ve tazminatsız olarak feshedebilir. Sözleşmenin İTKİB tarafından haklı sebeple feshedilmesi halinde Hizmet Veren, İTKİB'in uğrayacağı tüm doğrudan ve dolaylı zararları tazmin etmekle birlikte ayrıca sözleşme bedeli kadar cezai şart bedelini İTKİB'e ödemekle yükümlüdür.

8. Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra İSTEKLİ ile yapılacak sözleşmede yukarıda belirtilen bütün koşullar yer alacaktır.

9. Hizmetin istekli tarafından gereken şartlar ve koşullar ile yapılmaması veya yapılamaması halinde sözleşme bedelinin %50 si kadar cezayı ödemeyi kabul ve taahhüt eder. İstekli, belirlenen cezai şart miktarının fahiş olmadığını ve bu bedele itiraz etmeyeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.

ERKEN BİTİRME, GECİKME VE SÜRE UZATIMI,

İSTEKLİ, şartname konusu işin erken bitirilmesi veya teslimi halinde herhangi bir ek ücret talebinde bulunamaz. Şartname konusu işin gecikmesi halinde, BİRLİK, gecikmenin sebeplerini değerlendirerek gerekli gördüğü takdirde süre uzatımı verebilir. İSTEKLİ'in, şartname konusu işi süresinde herhangi bir sebeple bitirememesi veya layıkıyla teslim edememesi halinde, kendiliğinden temerrüde düşmüş sayılacaktır. Bu durumda gecikilen gün başına şartnamede öngörülen işin bedelinin %1'i oranından cezai şart BİRLİK'e ödenecektir. BİRLİK bu cezai şartı yapacağı ödemelerden mahsup hakkını haizdir.

MÜCBİR SEBEP HALLERİ

Taraflardan herhangi biri kalacağı mücbir sebepten dolayı yükümlülüklerini veya yükümlülüklerinin bir kısmını yerine getirmezse diğerine karşı sorumlu olmayacaktır. İş bu şartname çerçevesinde mücbir sebep halleri tarafların çalışmalarını engelleyen ve tabii afet vasfını haiz olduğu ilgili resmi kuruluşlardan belgelendirilmiş bulunan; yangın sel, kasırga, deprem gibi doğal afetler ve ilan edilmiş harp hali, salgın hastalık, iç isyandır. Taraflardan biri, bir mücbir sebep ortaya çıktığında zaman kaybetmeksizin bunu diğer tarafa bildirmek zorundadır. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde taraflar birlikte değerlendirme yaparak alınacak tedbirleri beraberce tespit edecek ve uygulayacaklardır. Mücbir sebepler dolayısıyla meydana gelecek gecikmelerden doğabilecek zararları Taraflar birbirlerinden talep edemeyeceklerdir.

TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR

Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.

a. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİK Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/BİRLİK personeli,

b. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİKten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle,

c. Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,

d. Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,

e. Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen İSTEKLİler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen İSTEKLİler,

f. Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar

İHALE DIŞI BIRAKILMA NEDENLERİ

Aşağıda belirtilen durumlardaki İSTEKLİ'ler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;

1.Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,

2. Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,

3. İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.

TEKLİFLERİ DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ

1.Teklifler, İTKİB Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir komisyon tarafından değerlendirilecektir.

2. Değerlendirmede, uygun fiyat ve İSTEKLİ'nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.

3. Değerlendirme sonuçları İSTEKLİ'lere yazılı olarak bildirilecektir.

İSTEKLİ'ler, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde BİRLİK'ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

İHALEDEN VAZGEÇME

1. İTKİB gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir.

2.İSTEKLİ'ler, İTKİB'in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde İTKİB'den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ

İş bu şartnameden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim Merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır.

BAĞIMSIZ DENETİM HİZMETİ	TEKLİF + KDV

Firma kaşe & imza