29. KOZA GENÇ MODA TASARIMCILARI YARIŞMASI PRODÜKSİYON VE KOREOGRAFİ HİZMET ALIM ŞARTNAMESİ

 

İSTANBUL HAZIR GİYİM VE KONFEKSİYON İHRACATÇILARI BİRLİĞİ

29. KOZA GENÇ MODA TASARIMCILARI YARIŞMASI PRODÜKSİYON VE KOREOGRAFİ HİZMET ALIM ŞARTNAMESİ

 

GENEL

1992 yılından beri İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri (İHKİB) tarafından düzenlenen Koza Genç Moda Tasarımcıları Yarışması moda tasarımı alanında kariyer yapmak isteyen genç yetenekleri endüstriyle buluşturan en önemli platformdur.

Moda endüstrisine yeni tasarımcılar kazandırmak konusunda lokomotif görevi gören KOZA, düzenlendiği 28 yıl süresince Türkiye'nin en etkileyici moda arşivini yaratmıştır. Bu yönüyle Türkiye'deki moda endüstrisinin gelişimini ve tarihini de temsil etmektedir.

Koza'nın tüm finalistleri bugün ya Türkiye'nin en tanınmış moda tasarımcıları olarak kendi markalarını kurmuş ya da birçoğu önde gelen moda markalarının tasarım departmanlarının başındadır.

26 Ekim 2021 tarihinde Gala Gecesi ve defilesi yapılması planlanan 29.Koza Genç Moda Tasarımcıları Yarışması'nın organizasyonu için aşağıdaki hizmet alımları yapılacaktır. Tekliflerin aşağıda özetlenen kalemlere uygun şekilde ayrılarak verilmesi gerekmekte olup, ayrıca alternatif olarak alan içerisinde interaktif bir organizasyonun da gerçekleşebileceği düşünülmektedir. Yapılacak hazırlığın, interaktif organizasyon için de hazır olması gerekmektedir.

 

İDARE: İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği kısaca ''BİRLİK'' olarak anılacaktır ve İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği “İTKİB” olarak anılacaktır.

 

İSTEKLİ: Teklif Sahibi Firma.

 

İŞİN KAPSAMI:

 

• Gala Gecesi organizasyon mekânı olarak Mandarin Oriental Bosphorus'un Balo Salonu düşünülmektedir.
• Ortalama 400-600 davetli olması planlanan Gala Gecesi programı aşağıdaki gibi öngörülmektedir:

17.00 Jüri Ön Seçimi

20.00 Kapı Açılışı ve Kokteyl Prolonge

21.00 Defile ve Ödül Töreni

 

• Hazırlık için ekip ve malzemeler etkinlikten bir gün önce alana girecektir.

DEFİLE HİZMETLERİ

 

• • Kadın/erkek olmak üzere toplam 60 model (10 finalist x 6 look)
  • Model Stopajları
  • Model Casting
  • Fitting ve Saç/Makyaj Provaları
  • Koreografi
  • Editing
  • DJ Performansı, Müzik Seçimi ve Telif Bedeli
  • Işık Yönetmeni
  • Finalist Tanıtım Filmi Hazırlama
  • Film/Video Gösterimleri
  • Defile Genel Danışmanlığı
• • Kulis Kurulumu: Halı kaplama, seperatorler, kilitlenebilir dolaplar, hair/makeup vs.
  • Kulis Ekipmanları: Askılıklar, Askılar, Makyaj/Boy Aynaları vs.
  • Kulis Amiri ve Asistanlar
  • 30 Giydirici
  • 2 Ütücü, Ütü Masaları, Buharlı Ütüler
  • Saç ve Makyaj Ekibi
  • Manikürcü
  • Saç/Makyaj/Look Panoları, Catwalk Map
  • Görevli Ekip
  • Backstage Ekibi (Modeller, saç-makyaj ekibi, giydiriciler, ütücüler, 10 finalist) Yemek/Ulaşım/SGK giderleri
  • Backstage İkram Hizmeti

 

DEFİLE PRODÜKSİYONU VE ALANI

• Salon Kurulumu
• Defile Sahnesi Kurulumu
• Sahne Led Ekran
• Basın ve Konuk Tribünü
• Oturma Düzeni Kurulumu, Bench
• Sahne ve Sahne Arkası Yönetimi
• Defile Alanı Teknik Ses Sistem       
• Video Projeksiyon
• Defile Alanı Teknik Işık ve Truss Sıstem
• Defile Ses, Işık, Görüntü Hizmetleri
• Reji Sistemi
• Teknik Masa
• Jüri Masası, Mikrofon Ses Sistemi
• Catwalk Backdrop
• Görevli Ekip

ÖDÜL TÖRENİ-SUNUCU

• Sunucu Saç ve Makyaj
• Finalistler için çiçek seçimi, temini (10 adet) ve ödül töreninde takdimi
• Görevli Ekip

KARŞILAMA ALANI

• Aydınlatma
• Vale Hizmeti (Etkinlik mekânında yoksa)
• Görevli Ekip
• Güvenlik Ekibi
• Yönlendirme Tabelaları
• Basın/Davetli Karşılama Deski ve Panoları
• Fotoğraf Panosu
• 3 adet Laptop

FUAYE ALANI

• No-Name DJ Performans Kaşe ve Set-Up (Gerekli görüldüğünde orkestra dahil edilerek)
• Ses-Işık Sisteminin Kurulması
• Video Projeksiyon
• Fuaye Alanı Yürüyüş Yolu, Kırmızı Halı Yolu
• Gerektiği ve/veya Önerildiği Takdirde Fuaye Alanı Bistro Masaları, Bar ve Kokteyl Düzeni
• Gerektiği ve/veya Önerildiği Takdirde Fuaye Alanı Oturma Grubu
• Görevli Ekip
• Güvenlik Ekibi
• Genel Alan Süsleme

GALA GECESİ VIDEO ÇEKİMİ

• Instagram Videosu (2 adet, 15'er saniye)
• Backstage Videosu
• Genel, Fuaye, Kokteyl Alanı, After Party Videosu
• Defile Videosu
• Tüm etkinlik videosu kurgu, montaj, post prodüksiyon
• *Videolarda sadece İHKİB, yarışma ve Bakanlık Logoları kullanılacak, İHKİB'in izni olmadan ve İHKİB'den önce herhangi bir mecrada paylaşılmayacak

GALA GECESİ FOTOĞRAF ÇEKİMİ

• Fotoğrafçı
• Backstage Fotoğrafları
• Defile Fotoğrafları
• Fitting Fotoğrafları
• Tüm Etkinlik Fotoğrafları
• Retouch dahil

GÖREVLİ EKİP (Güvenlik, Kurulum ve Demontaj, Etkinlik, Hostes, Teknik Prodüksiyon)

• Görevli Ekip (kurulum + etkinlik günü)
• Görevli Ekip Zorunlu Sigorta (kurulum + etkinlik günü)
• Görevli Ekip Yeme-İçme (kurulum + etkinlik günü)
• Görevli Ekip Ulaşım (kurulum + etkinlik günü)
• Görevli Ekip Kıyafet (etkinlik günü)

DİĞER HİZMET KALEMLERİ

• Hamaliye, Nakliye, Kurulum ve Demontaj
• Etkinlik Öncesi ve Sonrası Genel Alan Temizliği
• Doktorlu Ambulans
• Jeneratör ve yakıt (2 gün süreli)

 

Amaç:

İşbu şartname İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği bünyesindeki İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği tarafından Koza Genç Moda Tasarımcıları Yarışmasının amacına uygun bir şekilde yürütülmesi ve etkinlikten beklenen maksimum faydanın sağlanması için takip edilecek işlerin belirlenmesidir.

Teklif İçeriği:

Teklifi veren şirket teklifini gösteren fiyatları ve bunların toplam tutarlarını Türk Lirası olarak belirtecektir. Sözleşme konusu işin ödemelerinde de bu para birimi kullanılacaktır.

 

Genel Şartlar:

1. Teklifler, KDV hariç olarak gösterilmelidir.
2. Teklifler 13/10/2021 tarihi en geç saat 16:00'ya kadar kapalı zarf  ile elden veya posta yoluyla İTKİB Genel Sekreterliği, Dış Ticaret Kompleksi, Yenibosna Merkez Mahallesi, Sanayi Caddesi, No:3, B Blok Kat:3; 34197 Yenibosna /İstanbul adresine  iletilmelidir. Kapalı zarf yolu ile iletilen teklifler belirtilen saate kadar İTKİB evrak kayıt biriminden kayıt altına alınmalıdır. Teklif mektubu (Ek1) bir zarfa konulduktan sonra zarfın üzerine teklif veren firma ismi, teklif verdiği konu (ihale konusu) açıkça yazılıp zarf kapatıldıktan sonra, zarfın kapanan kısmına da teklif veren tarafından kaşe ve imza yapılmalıdır.
3. Teklifler Türk Lirası olarak verilecektir.
4. Teklif Formu (bkz. Ek-1 )
5. Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır. (Zorunlu belgedir.)
6. İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve BİRLİK'i bilgilendirecektir.
7. Şartnamenin firma yetkilisi tarafından her sayfanın kaşelenip imzalanması. (Zorunlu belgedir)
8. Güncel imza sirküleri. (Zorunlu belgedir)
9. Proje çizimleri (Zorunlu belgedir)
10. Referanslar. (İsteğe bağlı belgedir.)

      Sorularınız için aşağıda yer alan kişi ile irtibat kurabilirsiniz.

1. İlgili kişi:

 

Fiyat teklifi ve idari hususlar için İTKİB Satın Alma Şubesi'nden Müge KUNT AKANER / muge.kunt@itkib.org.tr  / 0212 454 07 92

 

Hizmet içeriği ile ilgili hususlar için İHKİB Konfeksiyon Etkinlik Şubesi'nden tugce.yildiz@itkib.org.tr / 0212 454 03 52

 

ÖDEME ŞARTLARI

 

Ödemeler İSTEKLİ tarafından düzenlenen faturanın BİRLİK'e tebliği, BİRLİK tarafından onaylanması ve BİRLİK'in ödeme takvimine uygun olarak İSTEKLİNİN banka hesabına yapılacaktır.

 

 

 

GİZLİLİK

 

İSTEKLİ, işbu Şartname konusu hizmetlerin ifası kapsamında edindiği ticari, teknik, ekonomik, finansal bilgiler dahil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü bilgiyi saklı ve gizli tutacak, hiçbir kişi ya da kuruluşa, üçüncü kişilere ifşa etmeyecek ve ulaşma imkanı vermeyecek, işbu Şartname konusu hizmet kapsamında belirlenen dışında hiçbir maksatla kullanmayacaktır. İSTEKLİ'nin personelinin ve kendilerine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin gizlilik yükümlülüğüne aykırı davranmaları halinde doğrudan İSTEKLİ sorumlu olacaktır. İSTEKLİ, kendisinin veya personeli veya kendisine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin herhangi bir şekilde gizlilik yükümlülüğünü ihlal etmesi halinde, İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği'nin (İTKİB) veya 3. Kişilerin veya kuruluşların uğradığı her türlü zararı tazmin edecek ve 50.000TL tutarında cezai şartı BİRLİK'e ödeyecektir. Gizlilik yükümlülüğü süresiz olarak geçerli olacaktır.

 

 

GENEL HÜKÜMLER:

1. İSTEKLİ'nin teklifinin kabulü halinde, BİRLİK ile İSTEKLİ arasında şartname konusu işe ilişkin sözleşme imzalanacak ve ilgili sözleşme, TARAFLAR arasındaki asli hukuki metin olacaktır.

İşbu Şartnamenin bir maddesi hukuken geçersiz ise ya da geçersiz hale gelirse, bundan sözleşmenin diğer maddeleri etkilenmez.

2. Taraflar arasında çıkacak her türlü anlaşmazlıklarda BİRLİK defter kayıt, belgeleri ve bilgisayar kayıtları tek başına kesin delil teşkil edecektir.

3. İSTEKLİ. teklifte belirttiği adreslerini tebligat adresi olarak gösterdiklerini, adres değişikliklerinin yazılı olarak noter kanalı ile bildirilmediği takdirde, bu adreslere yapılan her türlü tebligatın geçerli olacağını kabul ve taahhüt ederler

4.  Şartnameye konu teklifin BİRLİK tarafından kabulü üzerine imzalanacak sözleşmeden doğan her türlü damga vergisi, resim, harç İSTEKLİ tarafından ödenecektir.

5.  İSTEKLİ firma tarafından avans istenmesi durumunda taraflarca belirlenen avans tutarında teminat çekini veya mektubunu BİRLİK'E sunmakla yükümlüdür. Bu teminat hizmetin İSTEKLİ'den sözleşme çerçevesinde belirtilecek şartlar dahilinde eksiksiz alınması durumunda iade edilecektir. Aksi takdirde, BİRLİK'in söz konusu teminat çekini nakde çevirme hakkı saklıdır. BİRLİK bu teminatın türünü ve niteliğini dilediği gibi tek taraflı olarak değiştirme ve gerekirse ek teminat talep etme hakkını haizdir.

6. Taraflar, işbu Sözleşme ile ilgili olan konularda ve işbu Sözleşme'nin ifasına ilişkin olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca tabi oldukları hukuki, idari ve teknik yükümlülüklerini eksiksiz bir biçimde yerine getirecek ve birbirlerinin bahsi geçen mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmesini engelleyici davranışlardan kaçınacaktır. Taraflar söz konusu verileri sözleşmeye konu faaliyetler dışında hiçbir amaçlar üçüncü kişi/kişilerle paylaşmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder. Taraflar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek ve söz konusu verileri koruma altına almak amacıyla her türlü teknik ve idari tedbirleri alacaktır.

7.  BİRLİK, işbu sözleşmeyi süresiz ve bildirimsiz tek taraflı ve tazminatsız olarak feshedebilir. Böyle bir fesih halinde BİRLİK, Hizmet Veren'in kusuru sebebiyle feshedilmemesi şartı ile Hizmet Veren'e yalnızca fesih tarihine kadar gerçekleştirmiş olduğu yazılı belgelerle ispat edilebilir imalatlar ve hizmetlere ilişkin ödeme yapmakla yükümlüdür.

 

8. Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra İSTEKLİ ile yapılacak sözleşmede yukarıda belirtilen bütün koşullar yer alacaktır.

 

9. Hizmetin İSTEKLİ tarafından gereken şartlar ve koşullar ile yapılmaması veya yapılamaması halinde sözleşme bedelinin %50 si kadar cezayı ödemeyi kabul ve taahhüt eder. İSTEKLİ, belirlenen cezai şart miktarının fahiş olmadığını ve bu bedele itiraz etmeyeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.

 

ERKEN BİTİRME, GECİKME VE SÜRE UZATIMI,

 

İSTEKLİ, şartname konusu işin erken bitirilmesi veya teslimi halinde herhangi bir ek ücret talebinde bulunamaz.  Şartname konusu işin gecikmesi halinde, BİRLİK, gecikmenin sebeplerini değerlendirerek gerekli gördüğü takdirde süre uzatımı verebilir. İSTEKLİNİN, şartname konusu işi süresinde herhangi bir sebeple bitirememesi veya layıkıyla teslim edememesi halinde, kendiliğinden temerrüde düşmüş sayılacaktır. Bu durumda gecikilen gün başına şartnamede öngörülen işin bedelinin %1'i oranından cezai şart BİRLİK'e ödenecektir. BİRLİK bu cezai şartı yapacağı ödemelerden mahsup hakkını haizdir.

 

MÜCBİR SEBEP HALLERİ

 

Taraflardan herhangi biri kalacağı mücbir sebepten dolayı yükümlülüklerini veya yükümlülüklerinin bir kısmını yerine getirmezse diğerine karşı sorumlu olmayacaktır. İş bu şartname çerçevesinde mücbir sebep halleri tarafların çalışmalarını engelleyen ve tabii afet vasfını haiz olduğu ilgili resmi kuruluşlardan belgelendirilmiş bulunan; yangın sel, kasırga, deprem gibi doğal afetler ve ilan edilmiş harp hali, salgın hastalık, iç isyandır.  Taraflardan biri, bir mücbir sebep ortaya çıktığında zaman kaybetmeksizin bunu diğer tarafa bildirmek zorundadır. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde taraflar birlikte değerlendirme yaparak alınacak tedbirleri beraberce tespit edecek ve uygulayacaklardır. Mücbir sebepler dolayısıyla meydana gelecek gecikmelerden doğabilecek zararları Taraflar birbirlerinden talep edemeyeceklerdir.

 

 

 

TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR:

Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.

a. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİK Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/BİRLİK personeli,

b. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİKten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle,

c. Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,

d. Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,

e. Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen İSTEKLİLER ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen İSTEKLİLER,

f. Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar.

 

 

İHALE DIŞI BIRAKILMA NEDENLERİ

Aşağıda belirtilen durumlardaki İSTEKLİLER bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;

1.Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,

2. Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,

3. İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.

 

DEVİR VE TEMLİK

 

İSTEKLİ, işbu şartname konusu işi ve varsa bu iş karşılığında elde edeceği ödeme/hakkedişleri, hasleten hak ve yükümlülüklerinin herhangi birini veya tamamını BİRLİK'in yazılı onayı olmaksızın, herhangi bir 3.kişiye devir ve temlik edemez. BİRLİK, işbu şartname konusu işten kaynaklı hak ve yükümlülüklerini devir ve temlik hakkını haizdir.

 

TEKLİFLERİ DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ:

1.Teklifler, BİRLİK Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir komisyon tarafından değerlendirilecektir.

2. Değerlendirmede, uygun fiyat ve İSTEKLİ'nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.

3. Değerlendirme sonuçları İSTEKLİLERE yazılı olarak bildirilecektir. İSTEKLİLER, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde BİRLİK'ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler. 

 

İHALEDEN VAZGEÇME:

1. BİRLİK gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir.

2.İSTEKLİLER, BİRLİK'in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde BİRLİK'ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

 

 

UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ

 

İş bu şartnameden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim Merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır.