2021 YILI SANAL SEKTÖREL TİCARET HEYETLERİ PR HİZMET ALIMLARI TEKLİF ALMA ŞARTNAMESİ

 

1. GENEL

Bu teklif şartnamesi, İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği bünyesinde faaliyetleri yürütülen İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği tarafından 2021 yılı içerisinde gerçekleştirilmesi planlanan detayları işbu şartname ile belirtilmiş olan Sanal Ticaret Heyetleri için Ticari PR Hizmet Alımları için verilecek olan tekliflere ilişkin usul ve şartları kapsamaktadır.

İDARE    : İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği kısaca İHKİB olarak anılacaktır.

İSTEKLİ : Teklif Sahibi Firma.

2. İŞİN KAPSAMI

İHKİB tarafından 2021 yılı içerisinde çeşitli tarihlerde Türk hazırgiyim ihracatçılarının hedefinde yer alan ülkelerin orta ve büyük ölçekli departman store, toptan/perakende markaları ve ülke bazlı tanımlanabilecek istisnai alım grupları yetkililerinin ihracatçılarımızla buluşturulması planlanmaktadır. Heyetler 2573 Sayılı Pazara Girişte Dijital Faaliyetlerin Desteklenmesi Hakkındaki Karar Kapsamında gerçekleştirilecektir. Şartnamede belirtilmeyen Heyet gerekliliklerinde bu Tebliğde belirtilen hükümler geçerlidir.

Her bir sanal ticaret heyeti ülkelerin Hazırgiyimde ticari kimlikleri dikkate alınarak;

• Türk üretici ihracatçıları ya da Türk markaları odaklı,
• Farklı ürün tiplerinde (örme konfeksiyon ve dokuma konfeksiyon ile alt ürün grupları) için ayrıştırılarak düzenlenebilecektir.

Yıl içerisinde düzenlenmesi hedeflenen sanal ticaret heyetleri listesi şartname ekinde (Ek-1) yer almaktadır. Bu heyetlerde aşağıdaki kalemleri kapsayan PR hizmet alımları yapılması planlanmaktadır. Her bir Heyet için farklı PR firması ile çalışılması ya da birden fazla Heyet için aynı PR firmaları ile çalışılması imkan dahilindedir.

1.  
2.  
3.  
   1. Heyet Öncesi Hazırlık Çalışmaları

• Katılımcı Türk firmaları hakkında detaylı araştırma yapılması ve profil (koleksiyonuna, üretim tarzına ve müşteri portföyü vb.) değerlendirme notlarının hazırlanması,

• IHKIB tarafından hazırlanan başvuru formlarından aldığı bilgileri derleyerek bir firma profil belgesinin oluşturulması, bilgilerin alıcılara dağıtılması ve alıcılardan katılım teyitlerinin alınması,
• Her bir firma profiline uygun hedef firma/alıcıların tespit edilmesi ve firmaların hedef pazara uygunluğunun analiz edilmesi amacıyla Türk firmalarıyla birebir görüşmelerin (online veya offline) yapılması ve bu görüşmelerin İHKİB'e raporlanması,
• Firma profillerine uygun nitelikli alıcı firma sayısının her bir Heyet için en az 10 marka/firma olması,
• Ek-3 formatında etkinliğe en geç 10 iş günü kala İHKİB'e sunulması ve güncellemelerin her halükarda en geç etkinlikten 7 iş günü öncesine kadar sonlandırılması ve kesin listenin İHKİB ile paylaşılması,
• Alıcı firmaların İHKİB ile paylaşılmasından sonra her bir firma/marka için İHKİB'den uygunluk onayı alınması ve etkinliğe sadece onay alınan alıcıların katılımlarının sağlanması,
• B2B görüşmelerinin her firmaya özel randevu takviminin (yabancı alıcılar ile yerli katılımcıların gün ve saat bazında B2B görüşmeleri) Ek-3 formatında hazırlanması ve etkinliğe en geç 10 iş günü kala İHKİBnın onayına sunulması, güncellemelerin her halükarda en geç etkinlikten 7 iş günü öncesine kadar sonlandırılması ve kesin listenin İHKİB ile paylaşılması,
• Alıcıların ikili iş görüşmelerini yapılacağı ve İHKİB tarafından sağlanan platforma kayıt edilmesi (Zoom olması durumunda bu şart aranmaz.),
• Faaliyetin yerinde koordinasyonunu yapmak üzere gerçekleştirilecek olası ön heyetlerde yapılacak iş birliği görüşmelerinin organize edilmesi beklenmektedir.
  1. Heyet Süresince B2B Görüşmelerinin Koordinasyonu
• İkili iş görüşmelerinin İHKİB'e etkinlik öncesinde sunulan ve onaylatılan takvim içerisinde verimli ve etkin bir şekilde gerçekleşmesinin sağlanması,
• Planlanan görüşme programının uygulanması için tüm alıcıların görüşmelerinin anlık takibi ve koordinasyonu ve bunun için en az 2 kişinin aktif görevlendirilmesi,
• İHKİB'in uzmanlarına talep doğrultusunda ikili iş görüşmelerine ilişkin anlık bilgi sağlanması,
• Tüm İkili iş görüşmelerinin sonunda alıcılara İHKİB tarafından paylaşılacak “değerlendirme anketi” uygulanması beklenmektedir.
  1. Etkinlik Sonrası Takip ve Değerlendirme

Tüm faaliyete ilişkin gözlem ve sonuçlar ve faaliyetin firmalarda sürdürülebilirliğinin sağlanması için yürütülebilecek tamamlayıcı önerilerin etkinlikten sonra en geç 5 gün içerisinde raporlanması beklenmektedir. Raporun kapsamı;

• Faaliyete katılan alıcıların listesi ve profili,
• Ön hazırlık çalışması kapsamında yapılan çalışmalar, kimlerle görüşmeler yapıldığı ve faaliyete ilişkin duyuru/tanıtım çalışmaları,
• Gerçekleştirilen ikili iş görüşme sayısı ve görüşülen kişiler,
• Etkinlik günü alıcılara düzenlenen değerlendirme anketi sonuçlarının analizi,
• Gerçekleştirilen faaliyetin alıcı firmalarda yarattığı etki, elde edilen sonuçlar
• Hizmet Sağlayıcının görüş ve önerileri yer verilmesi beklenmektedir.

3. LOJİSTİK VE ZAMANLAMA 

Hizmetin Sağlanacağı Yer: İHKİB tarafından sağlanacak Platform/Zoom üzerinde

Uygulama Tarihi: 2021 yılı içerisinde çeşitli tarihlerde (bkz. Ek-1. 2021 yılı Heyet Planı)

• Teklifler İHKİB'in belirteceği email adresine en geç 30 Nisan tarihi saat 17.00'ye kadar teslim edilmiş olacak şekilde gönderilecektir.
• İSTEKLİ işi bir başkasına devredemeyecektir.
• Tekliflerin alıcıların segmentine göre ayrıştırılması mümkün olup, alıcı gruplaması şu şekildedir;
  • A Segment Alıcılar: Min. 100 mağazası olan uluslararası marka/perakendeci/departman storelar ve yıllık cirosu 100 milyon USD üzeri online satış kanalları
  • B Segment Alıcılar: 20-100 mağazası olan markalar/zincirler ve yıllık cirosu 10 - 100 milyon USD arası olan online satış kanalları
  • C Segment Alıcılar: min. 6 mağazası olan butikler (Heyet bazında istisnalar tanımlanabilir ancak genel olarak toplam alıcıların max %10'unun C Segment alıcılardan oluşması beklenir)
• Sunulacak tekliflerin içeriğinde aşağıdaki bilgi/belgelerin yer alması gerekmektedir;

• Teklifler, KDV hariç olarak gösterilmelidir.
• Teklif Formu (bkz. Ek-2)
• Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır. (Zorunlu belgedir.)
• Teklifler Türk Lirası olarak verilecektir.
• Ek-3 Potansiyel Yabancı Satınalmacı Listesi
• Her sayfası firma imza yetkilisi tarafından imzalanan ve kaşelenen işbu teknik şartname,
• İş Örnekleri, CV'ler ve Referans Listesi
• Yapılacak İşin Süresi ve Proje Planı
• Güncel imza sirküleri. (Zorunlu belgedir)
• İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve BİRLİK'i bilgilendirecektir.

• İdari konular için: Kayhan Aktürk  (+90 212 454 0339 / fuarlarkonfeksiyon@itkib.org.tr)

4. TEKLİF İÇERİĞİ:

Teklifi veren şirket teklifini gösteren fiyatları ve bunların toplam tutarlarını Türk Lirası olarak belirtecektir. Sözleşme konusu işin ödemelerinde de bu para birimi kullanılacaktır.

5. ÖDEME ŞARTLARI

Ödemeler İSTEKLİ tarafından düzenlenen faturanın BİRLİK'e tebliği, BİRLİK tarafından onaylanması ve BİRLİK'in ödeme takvimine uygun olarak  İSTEKLİNİN  banka hesabına yapılacaktır.

6. GİZLİLİK

İSTEKLİ, işbu Şartname konusu hizmetlerin ifası kapsamında edindiği ticari, teknik, ekonomik, finansal bilgiler dahil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü bilgiyi saklı ve gizli tutacak, hiçbir kişi ya da kuruluşa, üçüncü kişilere ifşa etmeyecek ve ulaşma imkanı vermeyecek, işbu Şartname konusu hizmet kapsamında belirlenen dışında hiçbir maksatla kullanmayacaktır. İSTEKLİ'nin personelinin ve kendilerine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin gizlilik yükümlülüğüne aykırı davranmaları halinde doğrudan İSTEKLİ sorumlu olacaktır. İSTEKLİ, kendisinin veya personeli veya kendisine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin herhangi bir şekilde gizlilik yükümlülüğünü ihlal etmesi halinde, İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği'nin (İHKİB) veya 3. Kişilerin veya kuruluşların uğradığı her türlü zararı tazmin edecek ve 50.000 TL tutarında cezai şartı İHKİB'e ödeyecektir. Gizlilik yükümlülüğü süresiz olarak geçerli olacaktır.

7. GENEL HÜKÜMLER

İSTEKLİ'nin teklifinin kabulü halinde, BİRLİK ile İSTEKLİ arasında şartname konusu işe ilişkin sözleşme imzalanacak ve ilgili sözleşme, TARAFLAR arasındaki asli hukuki metin olacaktır. İşbu Şartnamenin bir maddesi hukuken geçersiz ise ya da geçersiz hale gelirse, bundan sözleşmenin diğer maddeleri etkilenmez. Taraflar arasında çıkacak her türlü anlaşmazlıklarda BİRLİK defter kayıt, belgeleri ve bilgisayar kayıtları tek başına kesin delil teşkil edecektir.

İSTEKLİ teklifte belirttiği adreslerini tebligat adresi olarak gösterdiklerini, adres değişikliklerinin yazılı olarak noter kanalı ile bildirilmediği takdirde, bu adreslere yapılan her türlü tebligatın geçerli olacağını kabul ve taahhüt ederler. Şartnameye konu teklifin BİRLİK tarafından kabulü üzerine imzalanacak sözleşmeden doğan her türlü damga vergisi, resim, harç İSTEKLİ tarafından ödenecektir.

İSTEKLİ firma tarafından avans istenmesi durumunda sözleşmenin yapılmasını takiben 5 gün içinde İSTEKLİ, taraflarca belirlenen avans tutarında teminat çekini veya mektubunu BİRLİK'E sunmakla yükümlüdür. Bu teminat hizmetin İSTEKLİ'den sözleşme çerçevesinde belirtilecek şartlar dahilinde eksiksiz alınması durumunda iade edilecektir. Aksi takdirde, BİRLİK'in söz konusu teminat çekini nakde çevirme hakkı saklıdır. BİRLİK bu teminatın türünü ve niteliğini dilediği gibi tek taraflı olarak değiştirme ve gerekirse ek teminat talep etme hakkını haizdir.

Taraflar, işbu Sözleşme ile ilgili olan konularda ve işbu Sözleşme'nin ifasına ilişkin olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca tabi oldukları hukuki, idari ve teknik yükümlülüklerini eksiksiz bir biçimde yerine getirecek ve birbirlerinin bahsi geçen mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmesini engelleyici davranışlardan kaçınacaktır. Taraflar söz konusu verileri sözleşmeye konu faaliyetler dışında hiçbir amaçlar üçüncü kişi/kişilerle paylaşmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder. Taraflar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek ve söz konusu verileri koruma altına almak amacıyla her türlü teknik ve idari tedbirleri alacaktır.

BİRLİK, işbu sözleşmeyi süresiz ve bildirimsiz tek taraflı ve tazminatsız olarak feshedebilir. Böyle bir fesih halinde BİRLİK, Hizmet Veren'in kusuru sebebiyle feshedilmemesi şartı ile Hizmet Veren'e yalnızca fesih tarihine kadar gerçekleştirmiş olduğu yazılı belgelerle ispat edilebilir imalatlar ve hizmetlere ilişkin ödeme yapmakla yükümlüdür. Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra İSTEKLİ ile yapılacak sözleşmede yukarıda belirtilen bütün koşullar yer alacaktır.

Hizmetin İSTEKLİ tarafından gereken şartlar ve koşullar ile yapılmaması veya yapılamaması halinde sözleşme bedelinin %50 si kadar cezayı ödemeyi kabul ve taahhüt eder. İSTEKLİ, belirlenen cezai şart miktarının fahiş olmadığını ve bu bedele itiraz etmeyeceğini kabul, beyan ve taahhüt eder.

8. ERKEN BİTİRME, GECİKME VE SÜRE UZATIMI

İSTEKLİ, şartname konusu işin erken bitirilmesi veya teslimi halinde herhangi bir ek ücret talebinde bulunamaz.  Şartname konusu işin gecikmesi halinde, BİRLİK, gecikmenin sebeplerini değerlendirerek gerekli gördüğü takdirde süre uzatımı verebilir. İSTEKLİNİN, şartname konusu işi süresinde herhangi bir sebeple bitirememesi veya layıkıyla teslim edememesi halinde, kendiliğinden temerrüde düşmüş sayılacaktır. Bu durumda gecikilen gün başına şartnamede öngörülen işin bedelinin %1'i oranından cezai şart BİRLİK'e ödenecektir. BİRLİK bu cezai şartı yapacağı ödemelerden mahsup hakkını haizdir.

9. MÜCBİR SEBEP HALLERİ

Taraflardan herhangi biri kalacağı mücbir sebepten dolayı yükümlülüklerini veya yükümlülüklerinin bir kısmını yerine getirmezse diğerine karşı sorumlu olmayacaktır. İş bu şartname çerçevesinde mücbir sebep halleri tarafların çalışmalarını engelleyen ve tabii afet vasfını haiz olduğu ilgili resmi kuruluşlardan belgelendirilmiş bulunan; yangın sel, kasırga, deprem gibi doğal afetler ve ilan edilmiş harp hali, salgın hastalık, iç isyandır.  Taraflardan biri, bir mücbir sebep ortaya çıktığında zaman kaybetmeksizin bunu diğer tarafa bildirmek zorundadır. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde taraflar birlikte değerlendirme yaparak alınacak tedbirleri beraberce tespit edecek ve uygulayacaklardır. Mücbir sebepler dolayısıyla meydana gelecek gecikmelerden doğabilecek zararları Taraflar birbirlerinden talep edemeyeceklerdir.

10. TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR:

Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.

1. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİK Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/BİRLİK personeli,
2. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİKten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle,
3. Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,
4. Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,
5. Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen İSTEKLİLER ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen İSTEKLİLER,
6. Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar.

11. İHALE DIŞI BIRAKILMA NEDENLERİ

Aşağıda belirtilen durumlardaki İSTEKLİLER bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;

1. Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,
2. Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,
3. İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.

12. DEVİR VE TEMLİK

İSTEKLİ, işbu şartname konusu işi ve varsa bu iş karşılığında elde edeceği ödeme/hakkedişleri, hasleten hak ve yükümlülüklerinin herhangi birini veya tamamını BİRLİK'in yazılı onayı olmaksızın, herhangi bir 3.kişiye devir ve temlik edemez. BİRLİK, işbu şartname konusu işten kaynaklı hak ve yükümlülüklerini devir ve temlik hakkını haizdir.

13. TEKLİFLERİ DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ

Teklifler, BİRLİK Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir komisyon tarafından değerlendirilecektir. Değerlendirmede, uygun fiyat ve İSTEKLİ'nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır. Değerlendirme sonuçları İSTEKLİLERE yazılı olarak bildirilecektir. İSTEKLİLER, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde BİRLİK'ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler. 

14. İHALEDEN VAZGEÇME

BİRLİK gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir. İSTEKLİLER, BİRLİK'in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde BİRLİK'ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

15. UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜ

İş bu şartnameden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim Merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır.

EK-1 İHKİB TARAFINDAN 2021 YILINDA DÜZENLENMESİ PLANLANAN SEKTÖREL SANAL TİCARET HEYETLERİ

G.KORE SANAL TİCARET HEYETİ 

İTALYA SANAL TİCARET HEYETİ

KENYA SANAL  TİCARET HEYETİ

İRLANDA-UK SANAL TİCARET HEYETİ

İSPANYA SANAL TİCARET HEYETİ

ABD SANAL TİCARET HEYETİ

HOLLANDA-BELÇİKA-ALMANYA SANAL TİCARET HEYETİ

FRANSA SANAL TİCARET HEYETİ

BAE SANAL TİCARET HEYETİ

KANADA SANAL TİCARET HEYETİ

BALKANLAR SANAL TİCARET HEYETİ

BDT-RUSYA  SANAL TİCARET HEYETİ

 

* Bu listede verilen Heyetlerden birden fazlası için teklif vermek isteyen isteklilerin Ek-2 Mali Teklif Formu'nu her Heyet için ayrı ayrı doldurması gerekmektedir.

EK-2 MALİ TEKLİF FORMU

 

Hizmet Alımı Konusu   : 2021 Yılı Sanal Sektörel Ticaret Heyetleri Pr Hizmet Alımları Şartnamesi

 

İsteklinin adı                     :

 

	Teklif Verilen Sanal Ticaret Heyeti (bkz. Ek-1)	Min. Buyer Katılımı Taahhüdü	Buyer Başına Maliyet
1	………………………………………..	A segment: ……… firma B segment: ……… firma C segment: ……… firma	……………………….. USD

Verilecek olan teklifler;

• 2021 yılı Aralık ayına kadar geçerlilik süresine sahip olmalıdır. Teklifler tüm masraflar dahil sunulmalıdır.
• Alıcı Segmentasyonu:
  • A Segment: Min. 100 mağazası olan uluslararası marka/perakendeci/departman storelar ve yıllık cirosu 100 milyon USD üzeri online satış kanalları
  • B Segment: 20-100 mağazası olan markalar/zincirler ve yıllık cirosu 10 - 100 milyon USD arası olan online satış kanalları
  • C Segment: min. 6 mağazası olan butikler (Heyet bazında katılımın max %10'unun C Segment alıcılardan oluşması beklenir)
• Türkiye Cumhuriyeti Devleti ile vatandaşlık bağı bulunmayan Türkiye'de yerleşik kişilerin taraf olduğu iş sözleşmelerinde, sözleşme bedelinin ve bu sözleşmelerden kaynaklanan diğer ödeme yükümlülüklerinin döviz cinsinden veya dövize endeksli olarak kararlaştırılması mümkündür.
• Dışarıda yerleşik kişilerin Türkiye'de bulunan; şube, temsilcilik, ofis, irtibat bürosu, doğrudan veya dolaylı olarak yüzde elli ve üzerinde pay sahipliklerinin bulunduğu şirketler ile serbest bölgedeki faaliyetleri kapsamında serbest bölgelerdeki şirketlerin taraf olduğu iş ve hizmet sözleşmelerinde, sözleşme bedelinin ve bu sözleşmelerden kaynaklanan diğer ödeme yükümlülüklerinin döviz cinsinden veya dövize endeksli olarak kararlaştırılması mümkündür.

 

 

Tarih
İsteklinin Adı Soyadı

İsteklinin Kaşesi