İSTANBUL HAZIR GİYİM VE KONFEKSİYON İHRACATÇILARI BİRLİĞİ ONLINE PLATFORM VE FUAR PORTALI KREATİF AJANS HİZMETLERİ TEKLİF ALIM ŞARTNAMESİ

GENEL:

Bu teklif şartnamesi, İstanbul Tekstil ve Konfeksiyon İhracatçı Birlikleri Genel Sekreterliği bünyesindeki İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği'nin grafik – kreatif ajans işleri için gereken danışmanlık hizmetlerini içeren iş için verilecek olan tekliflere ilişkin usul ve şartları kapsamaktadır.        

İDARE: İstanbul Hazır giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği kısaca İHKİB olarak anılacaktır.

İSTEKLİ: Teklif Sahibi Firma.

İŞİN KONUSU:

İHKİB bünyesinde yürütülen sanal platform ve platform içerisinde düzenlenecek fuarlar için grafik-kreatif ajans işleri kapsamında verilecek hizmetler olarak tanımlanmıştır.

İŞİN SÜRESİ:

01.04.2021 tarihinde başlayacak olup 1 yıl takvim süresi boyunca devam edecektir.

İŞİN KAPSAMI:

İHKİB bünyesinde yürütülen sanal platform ve platform içerisinde düzenlenecek fuarlar için grafik-kreatif ajans işleri kapsamında verilecek hizmetler:

• İş ve iletişim stratejilerinin-planının belirlenmesi, marka konumlandırmasının yapılması, marka karakteri & hikayesinin yaratılması isim ve logo tasarımı yapılması, tasarım yaklaşımı & konsept sunumu oluşturulması, görsel kimlik kitapçığının oluşturulması, iletişim materyali şablonlarının hazırlanması, kurumsal kimlik öğelerinin tasarlanması, platformun web sitesininin ve mobil aplikasyonunun görsel tasarımının oluşturulması.

 

• Yurt içi ve yurt dışı tanıtım kampanyası için çizgi altı ve çizgi üstü tüm iletişim materyallerinin görsel tasarımlarının yapılması. (Platform tanıtım filmi,dergi-gazete, radyo, açık hava, ilan tasarımları, dijital reklamlar,video, sunum dosyası,, promosyon malzemeleri tasarımı, katalog, afiş, branding tasarımları, çalıştay, konferans gibi etkinliklerde ihtiyaç duyulacak tüm görsellerin tasarımı)

 

• Platformun sosyal medya hesaplarının açılması ve yönetilmesi (video, sosyal medya görsel tasarımları,reklam vb.)

 

• İHKİB bünyesinde yapılacak olan etkinlik, eğitim, heyet, fuar, proje vb. işlerin kreatif çalışmalarının, belirtilen zaman aralığında hazırlanması.

 

• İhtiyaç duyulması halinde proje sunumlarına görsel tasarım hususunda destek verilmesi.

 

• Haber çalışması ya da dijital içerik gibi uluslararası tanıtım amaçlı materyallerde tasarım desteği verilmesi.

 

• Olası ilave tasarım çalışmalarında (yukarıda listelenmeyen ancak etkinlik marka kimliğinin uyarlanması gereken) destek verilmesi.

 

• Oluşturulan görsel tasarımlarda sınırsız revizyon hakkının saklı bulunması.

 

• Sözleşme bitiminde, sözleşme süresince oluşturulan görsel çalışmaların yüksek çözünürlüklü hallerinin Ajans tarafından İHKİB'e arşivde tutulması amacı ile teslimi gereklidir.

 

• Ajans tarafından üretilen görsellerin tüm mecralardaki kullanım haklarının İHKİB'e verilmesi gereklidir.

 

 

 

KULLANICI EKRANINDA BULUNMASI GEREKEN ÖZELLİKLER:

 

 

• Katılımcı Şirket Bilgileri Ekleme: Katılımcıların (İhracatçıların) şirket bilgilerini girebildikleri ve ziyaretçilerin görünümüne sunulacak ekran.

 

• Ziyaretçi Şirket Kayıt Ekranı: ziyaretçilerin (ithalatçıların) kayıt olduğu ve bilgilendirildiği arayüzler

 

• İletişim Bilgileri Ekleme: Katılımcıların bilgilerini iletişim formu aracılığıyla ziyaretçilerine gösterebileceği ekran.

 

• Video Ekleme: Katılımcıların, şirket tanıtımı, üretim süreci, ürün eğitimi vb. videolarını kendi alanlarına yüklemesine olanak sağlayan ekran. (Videoların youtube linki verilecektir.)

 

• Katalog Ekleme: Katılımcıların, kataloglar, şirketi tanıtan broşürler, kullanım kılavuzları, ürün bilgi formlarını yükleyebilecekleri ekran.

 

• Banner ve Poster Ekleme: Katılımcıların kendi alanlarını kendi ürünlerinin ve markalarının görselleri ile dizayn edebilecekleri ve yüksek çözünürlüklü görüntülere erişim sağlanmasına imkan sunulabilen ekran.

 

• Ürün Görseli Ekleme: Katılımcıların firma alanlarında sergilemek istedikleri ürünlerin (adet sınırı olmaksızın) görsellerini ekleyerek sergileyebildikleri ekran.

 

• Canlı Sohbet Özelliği: Katılımcıların belirlediği kişilerin hangi dilde hizmet vereceğini ve hangi saatlerde online olacaklarını belirleyerek sisteme girebilecekleri, böylelikle ziyaretçilerine canlı destek hizmeti sağlayabilecekleri ekran.

 

• Mesajlaşma Özelliği: WhatsApp özelliğini kullanarak katılımcıların belirlediği kişilerin hangi dilde hizmet vereceğini ve hangi saatlerde online olacaklarını belirleyerek ziyaretçilerle görüşme sağlayabileceği ekran.

 

• Online Kartvizit Bilgileri Toplayabilme / Bırakabilme

 

• Ürünlerin Tüm Attribute / Filtreleyebilme Özelliklerinin Girilebilmesi

 

• Sertifikaların .PDF olarak yüklenebilmesi ve Kullanıcı kartında gösterebilme

 

 

 

 

 

YÖNETİM EKRANINDA BULUNMASI GEREKEN ÖZELLİKLER:

• Yönetim Onay Ekranları

Katılımcı firmaların ve ziyaretçilerin kayıt durumu onayları ile firmalar tarafından yüklenen ürün, görsel ve diğer medyaların onaylanmasının sağlanacağı ekranlar oluşturulmalıdır. Ayrıca platform içerisinde kullanılan tüm tanımlamaların eklenmesi, değiştirilmesi ve kaldırılması işlemlerine imkan sağlamalıdır.

• Tahsilat Ekranı(Sanal Pos ile Entegre): Etkinlik bazında tahsilata imkan veren
• Anket Modülü: Katılımcı ve ziyaretçilere dönemsel olarak ve çeşitli içeriklerde etkileşimi tespite    yönelik anketlerin uygulanması
• Ziyaretçi Yönetimi: Platforma kayıt yapan ziyaretçilerin uygunluk kontrolü ve onay aşaması
• Veri Analizi / Raporlama: Takvim, etkinlik, katılımcı / ziyaretçi / ürün bazlı raporlama imkanı

 

KREATİF DİREKTÖR/GRAFİK TASARIM UZMANI: Konuyla ilgili en az bir kreatif direktörün ve bir grafik tasarım uzmanının İHKİB'e entegre edilmesi gerekmektedir. İlgili tasarım çalışmalarını yürütecek grafik tasarımcının en az 5 yıl deneyimli, sektörel etkinlikler-sanal etkinlikler, web tasarım v.b içerikteki konulara hakim olması, istenen görseller ile ilgili aşağıda belirtilen süre çerçevesinde dönüş yapması

 

 

GENEL TEKLİF VERME ŞARTLARI:

1. Yapılacak olan teklifler KDV hariç olarak aylık tasarım bedeli için sunulacaktır.
   1. Teklifler 08/04/2021 tarihi en geç saat 17:00'a kadar kapalı zarf usulü ile (elden/posta yolu) iletilmelidir. Teklifler, belirtilen tarih ve saatten önce evrak kayıt sistemine girmiş olmalıdır. Aksi durumda kabul edilmeyecektir. Adres: Çobançeşme Mevki Sanayi Cad.Dış Ticaret Kompleksi Blok  Bahçelievler/İSTANBUL
2. Teklifler Türk lirası olarak verilecektir.
   1. Teklif mektubu birden fazla sayfayı içeriyorsa, her sayfa, firma yetkilisi tarafından imzalanmış ve kaşelenmiş olacaktır. (Zorunlu belgedir.)
   2. İlgili mevzuatta bulunan mücbir (zorlayıcı) sebepler dışında firma; teklifin uygun görülüp sözleşmenin imzalanmasından itibaren en fazla 15 gün içinde ilgili mevzuatta belirtilen mercilere işin gerektirdiği her türlü bildirim ve başvuruyu yapacak ve BİRLİK'i bilgilendirecektir.
3. Şartnamenin firma yetkilisi tarafından her sayfanın kaşelenip imzalanması. (Zorunlu belgedir)
4. Güncel imza sirküleri. (Zorunlu belgedir)
5. Proje İş/Akış Çizelgesi(Zorunlu belgedir)
6. Referanslar. (İsteğe bağlı belgedir.)

 

Sorularınız için aşağıda yer alan kişi ile irtibat kurabilirsiniz.

İlgili kişi: NİLAY KIDIK – nilayk@itkib.org.tr – 0212 454 07 44

ÖDEME ŞARTLARI

 

Ödemeler İSTEKLİ tarafından düzenlenen faturanın BİRLİK'e tebliği, BİRLİK tarafından onaylanması ve BİRLİK'in ödeme takvimine uygun olarak İSTEKLİNİN banka hesabına yapılacaktır.

Ödemelere dair hususlar sözleşmede belirlenecek olup, minimum 2, maksimum 3 ödeme dönemi planlanmaktadır.

GİZLİLİK

İSTEKLİ, işbu Şartname konusu hizmetlerin ifası kapsamında edindiği ticari, teknik, ekonomik, finansal bilgiler dahil olmak ve bunlarla sınırlı olmamak üzere her türlü bilgiyi saklı ve gizli tutacak, hiçbir kişi ya da kuruluşa, üçüncü kişilere ifşa etmeyecek ve ulaşma imkanı vermeyecek, işbu Şartname konusu hizmet kapsamında belirlenen dışında hiçbir maksatla kullanmayacaktır. İSTEKLİ'nin personelinin ve kendilerine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin gizlilik yükümlülüğüne aykırı davranmaları halinde doğrudan İSTEKLİ sorumlu olacaktır. İSTEKLİ, kendisinin veya personeli veya kendisine bağlı olarak çalışan diğer kişilerin herhangi bir şekilde gizlilik yükümlülüğünü ihlal etmesi halinde, İstanbul Hazır Giyim ve Konfeksiyon İhracatçıları Birliği (İHKİB) veya 3. Kişilerin veya kuruluşların uğradığı her türlü zararı tazmin edecek ve 50.000 TL tutarında cezai şartı İHKİB'e ödeyecektir. Gizlilik yükümlülüğü süresiz olarak geçerli olacaktır.

 

GENEL HÜKÜMLER:

1.  İSTEKLİ'nin teklifinin kabulü halinde, BİRLİK ile İSTEKLİ arasında şartname konusu işe ilişkin sözleşme imzalanacak ve ilgili sözleşme, TARAFLAR arasındaki asli hukuki metin olacaktır. İşbu Şartnamenin bir maddesi hukuken geçersiz ise ya da geçersiz hale gelirse, bundan sözleşmenin diğer maddeleri etkilenmez.

 

2.  Taraflar arasında çıkacak her türlü anlaşmazlıklarda İHKİB defter kayıt, belgeleri ve bilgisayar kayıtları tek başına kesin delil teşkil edecektir.

3.  Taraflar sözleşmedeki adreslerini tebligat adresi olarak gösterdiklerini, adres değişikliklerinin yazılı olarak noter kanalı ile bildirilmediği takdirde, bu adreslere yapılan her türlü tebligatın geçerli olacağını kabul ve taahhüt ederler.

4.  Sözleşmeden doğan her türlü damga vergisi, resim, harç İSTEKLİ tarafından ödenecektir.

5. Taraflar, işbu Sözleşme ile ilgili olan konularda ve işbu Sözleşme'nin ifasına ilişkin olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili ikincil mevzuat uyarınca tabi oldukları hukuki, idari ve teknik yükümlülüklerini eksiksiz bir biçimde yerine getirecek ve birbirlerinin bahsi geçen mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmesini engelleyici davranışlardan kaçınacaktır. Taraflar söz konusu verileri sözleşmeye konu faaliyetler dışında hiçbir amaçlar üçüncü kişi/kişilerle paylaşmayacağını kabul, beyan ve taahhüt eder. Taraflar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı erişimini engellemek ve söz konusu verileri koruma altına almak amacıyla her türlü teknik ve idari tedbirleri alacaktır.

6.  BİRLİK, işbu sözleşmeyi süresiz ve bildirimsiz tek taraflı ve tazminatsız olarak feshedebilir. Böyle bir fesih halinde BİRLİK, Hizmet Veren'in kusuru sebebiyle feshedilmemesi şartı ile Hizmet Veren'e yalnızca fesih tarihine kadar gerçekleştirmiş olduğu yazılı belgelerle ispat edilebilir imalatlar ve hizmetlere ilişkin ödeme yapmakla yükümlüdür.

7.  Tekliflerin değerlendirilmesinden sonra İSTEKLİ ile yapılacak sözleşmede yukarıda belirtilen bütün koşullar yer alacaktır.

8.  İSTEKLİ firma tarafından avans istenmesi durumunda Sözleşmenin yapılmasını takiben 5 gün içinde İSTEKLİ, sözleşme miktarında teminat çekini İHKİB'e vermekle yükümlüdür. Bu teminat hizmetin İSTEKLİ'den sözleşme çerçevesinde belirtilecek şartlar dahilinde eksiksiz alınması durumunda iade edilecektir. Aksi takdirde, İHKİB'in söz konusu teminat çekini nakde çevirme hakkı saklıdır.

ERKEN BİTİRME, GECİKME VE SÜRE UZATIMI,

 

İSTEKLİ, şartname konusu işin erken bitirilmesi veya teslimi halinde herhangi bir ek ücret talebinde bulunamaz.  Şartname konusu işin gecikmesi halinde, BİRLİK, gecikmenin sebeplerini değerlendirerek gerekli gördüğü takdirde süre uzatımı verebilir. İSTEKLİNİN, şartname konusu işi süresinde herhangi bir sebeple bitirememesi veya layıkıyla teslim edememesi halinde, kendiliğinden temerrüde düşmüş sayılacaktır. Bu durumda gecikilen gün başına şartnamede öngörülen işin bedelinin %1'i oranından cezai şart BİRLİK'e ödenecektir. BİRLİK bu cezai şartı yapacağı ödemelerden mahsup hakkını haizdir.

 

MÜCBİR SEBEP HALLERİ

 

Taraflardan herhangi biri kalacağı mücbir sebepten dolayı yükümlülüklerini veya yükümlülüklerinin bir kısmını yerine getirmezse diğerine karşı sorumlu olmayacaktır. İş bu şartname çerçevesinde mücbir sebep halleri tarafların çalışmalarını engelleyen ve tabii afet vasfını haiz olduğu ilgili resmi kuruluşlardan belgelendirilmiş bulunan; yangın sel, kasırga, deprem gibi doğal afetler ve ilan edilmiş harp hali, salgın hastalık, iç isyandır.  Taraflardan biri, bir mücbir sebep ortaya çıktığında zaman kaybetmeksizin bunu diğer tarafa bildirmek zorundadır. Böyle bir durumla karşılaşılması halinde taraflar birlikte değerlendirme yaparak alınacak tedbirleri beraberce tespit edecek ve uygulayacaklardır. Mücbir sebepler dolayısıyla meydana gelecek gecikmelerden doğabilecek zararları Taraflar birbirlerinden talep edemeyeceklerdir.

 

 

TEKLİF VEREMEYECEK OLANLAR:

Aşağıda yazılı kimseler, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak teklif veremezler, teklif vermiş olsalar dahi tespiti halinde teklifleri dikkate alınmaz ve satın alma kararı alınmışsa iptal edilir.

a. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİK Yönetim Kurulunda ve Denetim Kurulunda görev alan üyeler, TİM/BİRLİK personeli,

b. Satın almayı yapacak TİM/BİRLİKten ayrılan personel ile Yönetim ve Denetim Kurulu üyeliğinden ayrılmış bulunanlar, ayrıldıkları tarihten itibaren üç yıl müddetle,

c. Bu fıkranın (a) ve (b) bentlerinde sayılanların eşleri ile birinci derece kan ve sıhrî hısımları,

d. Bu fıkranın (a) ve (b) ve (c) bentlerinde sayılanların ortak olduğu tüzel kişilikler,

e. Daha önce kendisine iş verildiği halde, usulüne göre sözleşme yapmak istemeyen İSTEKLİ ler ile sözleşme yapıldıktan sonra taahhüdünden vazgeçen ve mücbir sebepler dışında taahhütlerini, sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmediği tespit edilen İSTEKLİ ler,

f. Kamu ihalelerine katılmaları muhtelif kanunlarla yasaklanmış olanlar

İHALE DIŞI BIRAKILMA NEDENLERİ

Aşağıda belirtilen durumlardaki İSTEKLİ'ler, bu durumlarının tespit edilmesi halinde, ihale dışı bırakılacaktır;

1.Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik borcu olan,

2. Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan,

3. İhale tarihinden önceki 5 yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyenler.

DEVİR VE TEMLİK

 

İSTEKLİ, işbu şartname konusu işi ve varsa bu iş karşılığında elde edeceği ödeme/hakkedişleri, hasleten hak ve yükümlülüklerinin herhangi birini veya tamamını BİRLİK'in yazılı onayı olmaksızın, herhangi bir 3.kişiye devir ve temlik edemez. BİRLİK, işbu şartname konusu işten kaynaklı hak ve yükümlülüklerini devir ve temlik hakkını haizdir.

 

TEKLİFLERİ DEĞERLENDİRİLMESİ VE FİRMA SEÇİM KRİTERLERİ:

1.Teklifler, İHKİB Yönetim Kurulu ile Genel Sekreterlikten oluşacak bir komisyon tarafından değerlendirilecektir.

2. Değerlendirmede, uygun fiyat ve İSTEKLİ'nin benzer işlerde tecrübe ettiği hizmet kalitesi göz önünde bulundurulacaktır.

3. Değerlendirme sonuçları İSTEKLİ'lere yazılı olarak bildirilecektir.

İSTEKLİ'ler, yapılan değerlendirme sonucunda teklifleri hakkında alım kararı verilmemesi halinde BİRLİK'ten her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler. 

İHALEDEN VAZGEÇME:

1. İHKİB gerekli gördüğü takdirde ihaleyi yapmama hakkına sahiptir.

2. İSTEKLİler, İHKİB'in herhangi bir nedenle ihaleyi yapmaktan vazgeçmesi halinde İHKİB'den her ne nam altında olursa olsun herhangi bir tazminat ve sair talep haklarının olmadığını kabul ve taahhüt ederler.

UYUŞMAZLIKLARIN ÇÖZÜMÜİş bu şartnameden doğacak uyuşmazlıkların giderilmesinde, İstanbul Tahkim Merkezi yetkili kılınmıştır. Uyuşmazlıklarda Türk hukuku ve İstanbul Tahkim Merkezi tahkim kuralları uygulanacaktır

 

EK 1 : TEKLİF FORMU

 

GRAFİK & AJANS İŞLERİ	AYLIK  TEKLİF + KDV

 

                                                                                        Firma kaşe & imza