İTHİB Basın Ve Halkla İlişkiler Danışmanlığı Hizmet Alımı İle İlgili Şartname

 

1-BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER DANIŞMANLIĞI HİZMETLERİ

 

• İletişim Planları

 

-       İTHİB için aylık, 3 aylık ve yıllık medya iletişim planları oluşturulması,

-       Görüşler doğrultusunda, planlama üzerinde gerekli güncellemelerin yapılması ve son haline getirilerek nihai onaya sunulması,

-       Nihai onayı takiben iletişim planlarının uygulanması,

-       İhtiyaca göre, gündem ve güncel gelişmeler ışığında planların dönemsel ve düzenli olarak güncellenmesi,

-       Planlamanın hazırlık ve onay sürecinde acil aksiyon gerektiren konular olması halinde, yıllık planın sonuçlanması beklenmeden, bu konulara ilişkin özel iletişim planları hazırlanması ve yönetilmesi,

-       İletişim çalışmaları çerçevesinde gerçekleştirilecek projelerde, üçüncü taraflarla yürütülecek ilişkilerin koordinasyonunun üstlenilmesi,

 

 

• Medya İletişimi

 

-       İTHİB'in iletişim yaklaşımını, faaliyet alanına ilişkin hedef kitle/sosyal paydaşlarına/kamuoyuna iletilecek mesajların biçimlendirilmesi ve doğru mesajlarla düzenli ve sürekli olarak medyaya ulaşmasının sağlanması;

-       Medyaya yansıtılacak konular hakkında öneriler getirilmesi; birliğin imajını pekiştirecek, projeleri çeşitli yönleri ve özellikleri ile tanıtacak, paydaşlar ile buluşturacak özel haber ve röportajlar tasarlanması,

-       Basın bilgi dosyası oluşturulması,

-       Özel haber/ röportaj/ basın toplantısı/ basın buluşması/ basın ziyareti vb. öncesi basından gelecek olası sorular ve verilmesi gereken yanıtlardan oluşan genel soru-cevap dokümanı hazırlanması ve basın bilgi dosyası hazırlanması,

-       İTHİB'in mevcut projelerinin iletişiminin etkin bir şekilde yürütülmesi,

-       Medya iletişimi çalışmalarında, ulusal yayınların yanı sıra yerel ve sektörel yayınlar ile çalışılması,

-       Yazılı, görsel, elektronik ve işitsel medyanın geniş yelpazede kullanılması,

-       Medya ile ilişkilerde, krize duyarlı alanların önceden saptanarak gerekli tedbirlerin alınması, kriz esnasında birlik yönetimi ile işbirliği, iletişimi yapılacak mesajların tespiti, kritik konularla ilgili söylemlerin oluşturulması,

-       Medya iletişim planı doğrultusunda, gerek görüldüğü noktalarda özel haber, röportaj, basın açıklaması, basın toplantısı, basın ziyaretleri, yurt içi/yurt dışı basın gezisi, editörler vs ile birebir görüşme gibi olanakların sağlanması,

-       Medyaya yönelik tüm etkinliklere ilişkin program akışlarının hazırlanması,

 

• Basın toplantıları

 

- Etkinlik ve çalışma takviminin belirlenmesi,

- Detaylı etkinlik/program akışının hazırlanması,

- Etkinlikle ilgili lokasyonun belirlenmesi, kiralanması ve gerekli düzenlemelerin yapılması (kürsü, ses sistemi, otel, backdrop birliğin onayı doğrultusunda ayrıca bütçelendirilerek)

- İlgili basın mensubu listelerinin hazırlanması,

- Basın davetinin hazırlanması,

- Basın katılımının telefon takipleri ile izlenmesi,

- Basın dosyalarının hazırlanması (Materyaller birlik tarafından sağlanacaktır.)

- Fotoğraf/ Video çekimlerinin ayarlanması (Birlik talebi ve onayı ile)

- Basının karşılanması basın koordinasyonunun sağlanması,

- Toplantı sonrası, gelmeyen basın kuruluşlarına basın dosyası gönderimi,

 

· Basın bülteni gönderimi

 

İTHİB çalışmaları ve İTHİB'i ilgilendirecek konu, sektörel ve ekonomik ülke ve dünya gündeminin aktif olarak yakından takip edilip, haber değeri oluşturacak bilgilerin saptanarak İTHİB'in onayının alınması sonrasında;

 

- Basın bülteninin oluşturulması ve İTHİB tarafından onaylanması.

- Onaydan sonra, konunun ilgilisi basın kuruluş ve mensuplarına basın bülteninin gönderimi,

- Bültenin basında çıkışının takibi; (medya takip firmasından elde edilecek raporlar ile)

 

 

· Özel haber çalışmaları ve röportajlar

 

-Belli aralıklarla; günlük gazeteler; haftalık ve aylık dergiler; internet, TV programlarında yer alınmasının sağlanması,

-Özel haber ve röportaj çalışmalarında, soru-cevap çalışması hazırlanması,

-Röportajlar ve tüm basın çalışmaları sırasında basın danışmanını da bulunması,

 

·Yurt dışı basın etkinlikleri

 

Birliğin yurt dışında haber değeri taşıyan etkinlikleri için,

-Kontenjan doğrultusunda belirlenen basın mensuplarının etkinliğe davet edilmesi ve katılımın  sağlanması

-Etkinliğe katılacak basın mensuplarına eşlik edilmesi

-Katılacak basın mensuplarının ve basın danışmanının görevlendireceği müşteri temsilcisinin uçak, otel, vize gibi işlemlerinin sağlanması(İTHİB'in yazılı onayı alınarak ayrıca bütçelendirilecektir)

-Etkinliğin basında çıkışının takibi ve raporlanması

 

2-STRATEJİK BASIN DANIŞMANLIĞI

 

·         Medya ilişkileri : Sözleşme süresince, İTHİB 'in ulusal ve yerel medya ilişkilerinin sağlanması.

·         Liderlik İletişimi: Kurum sözcüsünün, İTHİB 'i; çalışanları, iş ortakları ve diğer tüm sosyal paydaşlar nezdinde temsili için gerekli medya eğitiminin verilmesi, gerekli görüldüğünde ilgili dokümanların hazırlanması,

·         Konu ve Gündem Yönetimi : İTHİB adına ülke gündeminin izlenmesi, hedeflere uygunsa gündeme uygun iletişim çalışması yapılması ve İTHİB 'in iş hedeflerinde tanımlanan gündemin oluşturulması,

·         Sosyal Sorumluluk İletişimi : İTHİB'in uygun bütçe sağladığı takdirde, kamuoyunda itibarını artıracak olan bir ya da birkaç projenin İTHİB'in talimatları doğrultusunda Basın Danışmanı tarafından geliştirilmesi ve uygulanması,

·         Etkinlik Yönetimi : İTHİB'in tanıtım faaliyetleri kapsamındaki her türlü toplantı ve organizasyonun İTHİB adına tasarlanması ve yapılması,

·         Kriz İletişimi : Olası krizlerde İTHİB adına kriz yönetim stratejisinin belirlenmesi ve uygulanması.

 

 3-DİĞER ÇALIŞMALAR

 

·         Basın Danışmanının, basın ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin desteklenmesi amacıyla hazırlanacak kitap, broşür, katalog, afiş ve benzeri malzemeler ile promosyon ve gösteri faaliyetlerine ilişkin malzemelerin hazırlanmasına yönelik gerekli çalışmaları yapması, malzemelerde İTHİB tarafından talep edilen değişikliklerin yapılması ve İTHİB'in onayının alınması ve tahmini bütçeyi İTHİB 'in yazılıonayına sunması

·         İTHİB ile ilgili medya çalışmaları konusunda görüş ve öneriler hazırlanması, bütçesi çıkarılarak, İTHİB onayına sunulması,

·         İTHİB ' nin yazılı onayı alınmadan, Basın Danışmanı tarafından yapılmış herhangi bir nam altındaki harcama ve yükümlülükler İTHİB tarafından ödenmeyecektir.

 

Raporlama

-       Aylık iş takip ve çalışma raporunun ayın ilk Pazartesi İTHİB 'e sunulması (İTHİB ile koordinasyon sağlamak ve iş takibi için)

-       Aylık iş takip ve çalışma raporunun her üç ayın ilk Pazartesi İTHİB 'e sunulması,

-       Yıllık iş takip ve çalışma raporunun yılın ilk Pazartesi İTHİB 'e sunulması.

-       Her etkinlik sonrası, “etkinlik değerlendirme raporu” sunulması (ilgili tüm basın yansımalarını* ve aksamalar olduysa nedenleri ve çözüm önerilerini içerir)

-       Medya çalışmaları ile ilgili raporlama yapılması (her önemli basın bülteni servisi sonrası; ilgili tüm basın yansımalarının düzenli raporlanması)

-       Her üç ayda bir yapılan tüm çalışmalara ilişkin, basın yansımalarını da içeren faaliyet raporu sunulması

-       Yıllık iletişim planları, tüm çalışmalar ve basın yansımalarına ilişkin değerlendirme raporu

 

Söz konusu basın yansıma raporları, İTHİB'in çalıştığı uzman medya takip kuruluşlarından elde edilen veriler baz alınarak oluşturulacaktır.