14. İstanbul Kumaş Tasarım Yarışması Final Gecesi Tasarım Ve Yapım Hizmetleri İhalesi Şartnamesi

14. İSTANBUL KUMAŞ TASARIM YARIŞMASI FİNAL GECESİ

TASARIM VE YAPIM HİZMETLERİ İHALESİ ŞARTNAMESİ

Kapsam:

İşbu şartnamenin kapsamı 15.11.2019 tarihinde Raffles Otelde 14. sü icra edilecek olan İstanbul Kumaş Tasarım Yarışması'nın gerçekleştirilecek olan final gecesinin tasarım (koreografi) ve yapım (prodüksiyon) hizmetlerinin satın alınmasını kapsamaktadır.

İşbu şartname ve hizmet veren tarafından hazırlanacak tasarım teklifi ihale sonucunda yapılacak olan sözleşmenin ekini oluşturacaktır. Hizmet alan zorunlu ve gerekli durumlarda hizmet veren ile mutabık kalarak teknik şartnamede değişiklik yapma hakkına sahip olacaktır.

Tanımlar:

Tasarım hizmeti: Yarışma final gecesi programının baştan sona tümünü kapsayacak şekilde, program akışının bütüncül, orijinal ve etkileyici bir şekilde tasarlanması hizmetidir. Tasarım hizmeti, programın gerçekleştirileceği mekânın dekorasyonu ile kullanılacak tüm sesli ve görsel unsurları da kapsamaktadır.

Yapım hizmeti: Tasarım kapsamında belirlenen program akışının gerçekleştirilmesi ve yönetilmesidir. Yapım hizmeti, program akışının gerçekleştirilmesi için gereken dekorasyon işlerinin gerçekleştirilmesini, insan kaynaklarının sağlanmasını ve yönetilmesini, sesli ve görsel unsurların üretimini kapsamaktadır.

Hizmet alan: İTKİB Genel Sekreterliğidir.

Hizmet veren: Tasarım ve yapım hizmetlerini işbu teknik şartname kapsamında sağlayacak olan vergi mükellefi gerçek veya tüzel kişidir.

Mekân: (İstanbul'da daha sonra belirlenecek) Otelde hizmet alan tarafından kiralanmış mekândır. Mekan, davetlilerin giriş-çıkış-geçiş alanları, dinlenme ve ön ağırlama (fuaye) salonu, sahne ve izleyici salonu, protokol ve jüri odaları, sahne arkası alanları kapsamaktadır.

Final gecesi programı: Final gecesi programı karşılama, ön ağırlama, defile, konuşmalar, sonuçların ilanı ve uğurlama aşamalarını içerecektir. Hizmet veren teklif edeceği tasarım kapsamında bu aşamalara ilişkin değişiklik önerileri sunabilir.

Genel Şartlar:

İşbu şartname kapsamında verilecek olan teklif ekli listede belirtilen asgari tasarım ve yapım hizmetlerin tümünü kapsayacaktır. Eğer verilen teklif bu hizmetler içerisinden bir veya daha fazlasını kapsamıyor ise verilecek teklifte bu hususlar açık olarak belirtilecektir. Aksi durumda hizmet veren tüm hizmetleri vereceğini kabul etmiş olacaktır.
Hizmet veren tarafından sağlanacak olan tasarım ve yapım hizmetlerinin gerçekleştirilmesinde görev alacak olan insan kaynaklarının tamamı hizmet verenin yasal ve ticari sorumluluğunda olacaktır. Bu kapsamdaki personele ilişkin yasal, ticari ve işlevsel tüm maliyetler verilecek olan hizmet kaleminin teklif bedeline yansıtılmış olmalıdır.
Tasarım ve yapım hizmetlerinin sağlanmasında hizmet veren tarafından görevlendirilecek tüm insan kaynaklarının iaşe, ibate ve ulaşım ihtiyaçları ve bunların bedelleri hizmet verenin sorumluluğundadır. Bu ihtiyaçlara ilişkin hizmet alandan ayrıca herhangi bir talepte bulunulmayacaktır.
Tasarımla ilgili tüm fikri ve ticari haklar hizmet veren tarafından temin edilecektir. Bu haklara ilişkin üçüncü taraflardan doğacak tüm taleplere karşı hizmet veren sorumludur.
İşbu şartname kapsamında verilecek olan tasarım ve yapım hizmetlerinin gerçekleştirilmesine ilişkin tüm malzeme, makine, cihaz ve eşyanın mekâna getirilmesi, götürülmesi, kurulması, çalıştırılması ve güvenliği hizmet verenin sorumluluğundadır. Bu iş ve işlemlere ilişkin hizmet verenden ilave bedel, iş, işlem ve hasar tazminatı talep edilmeyecektir.
İşin kalitesinin değerlendirilebilmesi için verilecek hizmetin görülmesinde kullanılacak teknik ekipmanın (örneğin video çekimi, ses sistemleri, tras sistemleri vb) listesi, sayısı model ve markalarıyla listelenerek teklifte belirtilecektir.
Tasarım ve yapım hizmetlerinin gerçekleştirilmesi için mekâna giriş en erken yarışmadan 1 gün önce gece saat 00:01 yapılabilir.
Final gecesinde 11 finalistin eserleri bir defile ile izleyicilere ve jüriye sunulacaktır. Defile mankenlerinin seçimi ve temini hizmet verenin sorumluluğundadır. Hizmet veren görev vereceği mankenlerin isimlerini ve resimlerini teklifinde belirtecektir. Manken isimleri hizmet alanın onayını almak suretiyle değiştirilebilir. Görev verilecek olan mankenler insan kaynaklarına ilişkin iş bu şartnamede belirtilen diğer şartlara aynen tabi olacaklardır.
Teklifler, bedelleri aşağıdaki hizmet kalemleri bazında sıra numarasına sadık kalarak ayrı ayrı KDV hariç olarak gösterilmelidir. Önerilen ilave hizmetler 26. sıra numarasından başlayarak ilave edilebilir.
Teklifler, İTKİB Genel Sekreterliğine (Satın Alma ve İdari İşler Şubesi -Nurhak Şahin- Çobançeşme mevkii Sanayi caddesi Dış Ticaret Kompleksi B Blok kat3; Yenibosna İstanbul; e-posta: nurhak.sahin@itkib.org.tr, anil.biyik@itkib.org.tr ) en geç 11 Ekim 2019 saat 17:00 kadar kapalı zarf usulü elden veya posta yoluyla verilecektir.

EK: Temin Edilecek Asgari Tasarım ve Yapım Hizmetleri Kalemleri

Program ve mekan genel tasarımı.(Kareografi) İsim belirtilecektir
Sunucu temini ve sunuş metinlerinin hazırlanması. Sunucu ismi teklifte belirtilecektir.
Karşılama, yönlendirme, fotoğraf panolarının, sahne üstü panoların, kabin panolarının tasarlanması ve yapımı.
Defile sahnesi için görsel duvar (video wall) tasarımı, temini kurulması ve çalıştırılması.
Tasarımın gerektirdiği tüm dekorasyon işlerinin gerçekleştirilmesi. Tasarımda yer verilen tüm unsurları (Örneğin: defile salonunun duvarlarının kumaş kaplanması, zeminin kaplanması, seyirci yerlerinin giydirilmesi, bistro masaları, aranjman, lounge gruplar, bar tabureleri, yürüyüş yolları halı kaplamaları, kapı kaplamaları, sandalye giydirme gibi vb.) kapsayacaktır.
Defile tasarımı. (11 finalistin 3'er parçadan oluşan kolleksiyonu için kadın erkek karışık en az 60 model kullanılarak)
Defile tasarımının yapımı, defile yönetimi. (ses-ışık-görüntü dâhil, 11 adet tasarımcının herbiri için 3D modellemeler, animasyon yapımı, tasarımcı hikayelerine özel kurgu-montaj çalışmaları, içerik yazılımlarına uygun özel müzik yapımı)
Defile kulis kurulumu (saç, makyaj ve boy aynaları, halı/kumaş kaplama, aydınlatma sistemleri, sahne görüntüleme sistemi, vb)
Defile için gerekli tüm sahne arkası malzeme ve hizmetlerinin sağlanması. (60 model için, manikürist, saç/makyaj artistleri, giydirici ve ütücü ekipleri gibi)
Defile kapsamında modeller için giydirme (styling) hizmeti.(Kullanılacak kişi sayısı belirtilmelidir)
Ön ağırlama (fuaye) ve uğurlama (after party) alanı ses ışık sistemlerinin kurulması. Müzik/ve veya sanatçı seçimi temini ve gerçekleştirilmesi.
11 finaslist tasarımcı için kolleksiyonun sergilenmesi sırasında gösterilecek tanıtım (özgeçmiş vb.) görsellerinin tasarımı ve yapımı.
Basın masası, davetli karşılama masaları ve jüri masasının dekorasyonu ve dekorasyonun gerçekleştirilmesi. Jüri masası mikrofon düzeninin kurulması.
Yürüyüş yolu halı kaplamasının gerçekleştirilmesi.
Jeneratör ve yakıt (2 gün süreli) Jeneratör ve yakıt (2 gün süreli) tedariği, hazırlanması ve gerektiğinde devreye alınması.
Finalistler için film (watchout) yapımı.
Jüri değerlendirme odası hazırlanması.
Ana giriş kapısı dâhil karşılama ve yönlendirmeler, jüri toplantısı hizmetleri, sahne hizmetleri için eksiksiz hizmet sağlanacak sayıda erkek ve/veya kadın 13 yardımcı personel (host-hostes) temini ve görevlendirilmesi ve yönetilmesi.
Tüm program için video çekimi, kurgu ve montaj işlemlerinin tamamlanması. En az 2 aktüel ve sabit olmak üzere 4 kamera ile HD video kayıt sistemi ile gerçekleştirilecektir.
Sosyal medya (Instagram/facebook vb.) videoları hazırlanması ( en az 3'er adet olacaktır.)
Etkinlik genel ve sahne arkası filminin ve kısa versiyon yarışma videosunun hazırlanması. (Kurgu montaj vb gibi tüm hizmetler dahil.)
Programın tüm aşamalarında (konuklar, sahne-runway-,sahne arkası,vb) fotoğraf çekimi sağlanması. Retouch İşlemlerinin gerçekleştirilmesi. En az iki fotografçı ile gerçekleştirilecektir.
Ambulans temini ve hazır bekletilmesi.
Tüm personel ( Host/Hostes/Teknik Personel vb ) ve mankenlerin yiyecek içecek bedellerinin karşılanması